Adquisiciones vs. Compras: Definiciones y Diferencias

Por el equipo editorial de Indeed

Publicado el 22 de junio de 2021

Las empresas necesitan bienes y servicios de los proveedores para poder operar. Encontrar proveedores, trabajar con ellos y comprarlos es competencia de adquisiciones y compras. Estos son procesos similares en el sentido de que ambos se relacionan con la búsqueda y adquisición de bienes y servicios, pero existen diferencias clave entre los dos, particularmente en significado y alcance. En este artículo, definimos el aprovisionamiento y la compra, desglosamos sus pasos y examinamos las diferencias entre ellos.

¿Qué es la contratación?

La adquisición es un proceso estratégico, lo que significa que implica un análisis cuidadoso de los datos internos y externos para informar la toma de decisiones. Específicamente, la adquisición es un plan a largo plazo para obtener y adquirir estratégicamente materiales o servicios de un tercero. Este plan incluye establecer y mantener relaciones con proveedores que puedan entregar suministros de alta calidad cuando los necesite, minimizando costos y riesgos y trabajando para garantizar que reciba valor por sus compras.

El objetivo del departamento de compras es adquirir todo lo que una empresa necesita para operar a un precio justo. Hay dos tipos de adquisición, cada uno enfocado en diferentes necesidades:

  • Directo: Esto se enfoca en adquirir las cosas que una empresa necesita para producir sus bienes, como las materias primas. La adquisición directa para una empresa de computadoras, por ejemplo, necesitaría microprocesadores, plásticos, metales y otros materiales similares, ya que estos son necesarios para la fabricación de computadoras.

  • Indirecto: Se enfoca en productos que apoyan operaciones no productivas, tales como artículos y muebles de oficina, vehículos, equipos y otros artículos que indirectamente facilitan las actividades y funciones del negocio.

¿Qué es el abastecimiento estratégico?

El abastecimiento es el acto de encontrar proveedores. Este acto se vuelve estratégico cuando el enfoque es desarrollar canales de suministro que puedan brindarle a su organización un valor óptimo. Implica más que localizar y seleccionar proveedores. La investigación, el análisis de costos, la negociación y el mantenimiento de relaciones también son factores clave en el abastecimiento estratégico.

El abastecimiento estratégico es importante porque le permite a su organización establecer y mantener relaciones con proveedores que pueden brindarle las cosas que necesita con calidad y cantidades consistentes, en tiempos confiables y a costos preferenciales. Todos estos factores pueden permitirle continuar con sus propias operaciones comerciales de manera eficiente y rentable.

Pasos de adquisición

Los pasos específicos que tome en su proceso de adquisición pueden diferir según su industria, necesidades únicas y modelo comercial, pero a menudo hay pasos comunes que toman los departamentos de adquisiciones. Estos son:

1. Identificar las necesidades departamentales

El primer paso es determinar qué objetivos debe cumplir su negocio y qué materiales o servicios son necesarios para cumplir esos objetivos. Esto puede implicar una discusión interdepartamental para determinar las necesidades de los grupos dentro de su organización. Por ejemplo, es probable que un nuevo fabricante de ropa con departamentos de marketing y producción identifique necesidades únicas para cada uno. El lado de la producción puede necesitar cosas como maquinaria y telas, mientras que el marketing puede necesitar computadoras, equipos de telecomunicaciones y fuentes para la investigación de mercado.

2. Investigación y selección de proveedores

Con sus necesidades identificadas, puede buscar proveedores, realizar investigaciones y hacer selecciones. Es importante investigar todos los aspectos de los proveedores potenciales, incluido el alcance de sus ofertas, sus precios, la velocidad y eficiencia de su comunicación con usted y su reputación. Una vez que haya completado la investigación, puede comparar los proveedores de su lista y seleccionar aquellos que crea que pueden proporcionar el mayor valor a su organización. La última etapa de la selección de proveedores es la comunicación con los proveedores elegidos para negociar términos y acuerdos completos.

3. Envío de solicitudes de compra

Una solicitud de compra es un documento escrito que internamente solicita bienes o servicios. Para cada departamento, la solicitud de compra debe incluir la identificación de la parte que solicita la adquisición, una descripción de los bienes o servicios solicitados, la cantidad o cantidad requerida, información sobre el proveedor y el costo. Normalmente, el gerente de compras y el departamento de finanzas aprueban las solicitudes.

Tras la aprobación de las solicitudes de compra, el departamento de finanzas genera órdenes de compra y las comparte con los proveedores asociados. Las órdenes de compra comunican a los proveedores que pueden comenzar sus procesos para cumplir con las órdenes.

4. Facturación y pago

Poco después de compartir las órdenes de compra, puede esperar facturas de los proveedores. Estas facturas describen los detalles del pedido, el precio acordado y una fecha límite para el pago. Es una buena idea revisar los detalles de la factura en caso de que necesite cambiar el pedido. Según los detalles del contrato, su departamento de finanzas paga a los proveedores por sus servicios antes o después de recibir los pedidos.

5. Recepción, inspección y revisión

Una vez que reciba sus pedidos, es recomendable inspeccionar los materiales recibidos o, en su defecto, revisar la experiencia con cada proveedor. Si un proveedor le ha proporcionado materiales o servicios de alta calidad, puede decidir continuar su relación comercial con él. De lo contrario, puede iniciar el proceso nuevamente para establecer una relación con otro proveedor.

¿Qué es comprar?

La compra es el componente del proceso de adquisición que se relaciona con las actividades transaccionales entre su organización y sus proveedores. Estas actividades específicas incluyen escribir y enviar órdenes de compra, recibir facturas, recibir pedidos y cumplir con los pagos. Los enfoques clave de las compras son la adquisición de bienes o servicios específicos en una cantidad o cantidad específica a precios acordados y en ciertos plazos.

Los pasos del proceso de compra son aquellos en la contratación que involucran:

  • Requisitos de compra

  • Ordenes de compra

  • Facturación

  • Pago

  • Recibo

  • Seguro de calidad

Características de la adquisición frente a la compra

La gente a menudo usa los términos “adquisición” y “compra” indistintamente debido a la superposición entre los dos procesos. En organizaciones más pequeñas, este uso intercambiable puede ser razonable, ya que es probable que los miembros que manejan uno también sean responsables del otro. Sin embargo, hay características clave que separan el aprovisionamiento de la compra. La siguiente es una lista de diferencias clave entre ellos:

Alcance

La adquisición es un proceso más amplio que aborda los objetivos estratégicos de una organización. Implica más pasos y busca crear circunstancias útiles, con su enfoque en la relación entre la organización y el proveedor. Sin embargo, la compra es una parte de la adquisición y es una actividad a corto plazo que se repite según sea necesario en función del proceso más amplio. Su enfoque está en el intercambio transaccional entre las partes más que en la relación entre ellas.

Usos

La adquisición es un proceso proactivo continuo que se enfoca en el largo plazo. Las empresas pueden utilizar las relaciones establecidas a través de adquisiciones para crear mejores productos o brindar servicios superiores, lo que les otorga una ventaja competitiva. La compra es más un proceso reactivo, que responde a las necesidades internas encontrando soluciones que cumplan con los requisitos de calidad, cantidad y costo.

Valor frente a precio

El aprovisionamiento y la compra enfatizan distintas cualidades de los bienes y servicios buscados y adquiridos. Adquisiciones enfatiza el valor de estas compras, lo que significa que busca mejorar la capacidad de la organización para cumplir con sus funciones y alcanzar sus objetivos de una manera que minimice los costos, maximice las ganancias, aumente la eficiencia y ayude a establecer la confiabilidad. Sin embargo, el énfasis de Compras está específicamente en el precio. La idea es cubrir las necesidades a un costo manejable, y esto constituye una pequeña contribución al valor que pueden brindar a la organización.

Beneficios

Estos dos procesos también pueden brindarle a su organización diferentes beneficios. Adquisiciones es útil para abordar inquietudes antes, durante y después de las compras. Por ejemplo, al identificar las necesidades, las compras pueden abordar la actividad de gasto de cada departamento de su organización. El gerente de adquisiciones puede evaluar la necesidad de ciertos gastos y ayudar a racionalizar las necesidades de toda la organización al hacerlo.

El proceso de compra es menos útil que funcional, ya que es un proceso bastante sencillo de interacción con los proveedores. Dicho esto, podría ayudar a revelar posibles áreas de mejora. Por ejemplo, si sus proveedores experimentan retrasos en el pago, puede evaluar los procesos de su equipo de finanzas en busca de brechas. Además, si su equipo de control de calidad encuentra deficiencias en los materiales recibidos, esto podría indicar la necesidad de encontrar nuevos proveedores o examinar los métodos de envío que podrían dañar los productos.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.