9 tipos de mensajes de invitación a seminarios web (con una plantilla y una muestra)

Por el equipo editorial de Indeed

7 de octubre de 2021

Los seminarios web brindan una oportunidad para que las empresas lleguen a una amplia audiencia a través de eventos digitales atractivos. Un aspecto de la promoción de un seminario web incluye el diseño, la redacción y el envío de un mensaje de invitación al seminario web a un público objetivo. Si planea organizar un seminario web, puede beneficiarse al conocer las diferentes estrategias y métodos para diseñar estos mensajes. En este artículo, definimos los mensajes de invitación a seminarios web, exploramos los diferentes tipos de mensajes a considerar, explicamos qué incluir en uno y brindamos una plantilla y una muestra para usar como referencia.

¿Qué es un mensaje de invitación a un seminario web?

Si su empresa decide organizar un seminario web, es importante enviar varios mensajes diferentes a su público objetivo. Estos mensajes de invitación a seminarios web sirven para comunicar el propósito del evento, así como detalles importantes sobre la logística del evento. La invitación que envíe puede crear una impresión duradera sobre el contenido del seminario web y puede intrigar a la audiencia para que participe en el evento.

Los seminarios web brindan la oportunidad de llegar a una amplia gama de personas, y los mensajes de invitación le permiten comunicarse a través de barreras geográficas. Estos mensajes pueden generar interés, entusiasmo y participación en su evento en línea. Independientemente del contenido del evento, los mensajes de invitación a seminarios web completos y bien diseñados pueden aumentar potencialmente el éxito del evento.

9 tipos de mensajes de invitación a seminarios web

Hay varios tipos diferentes de mensajes que puede enviar a su audiencia en preparación para su seminario web. Puede incorporar una variedad de estrategias para asegurarse de comunicar de manera efectiva la información sobre su próximo evento. Algunos ejemplos de mensajes pueden incluir:

1. Anuncio del seminario web

Podría considerar enviar un anuncio sobre un próximo seminario web. Este mensaje puede incluir pistas o sugerencias sobre el contenido y los participantes. Si está haciendo un anuncio, es posible que este mensaje no tenga detalles como, por ejemplo, cómo registrarse. En su lugar, puede proporcionar otros detalles relevantes sobre el tema o el título del seminario web. Esto puede crear una sensación de intriga y alentar a su audiencia a registrarse más tarde.

2. Invitación inicial

Cuando envíe información sobre el seminario web por primera vez, es importante incluir una descripción general de los detalles más relevantes. Por ejemplo, este mensaje puede incluir el título del seminario web, los nombres de los oradores y cómo registrarse. Incluir instrucciones para el registro puede aumentar el número de participantes al simplificar el proceso para la audiencia. Considere enviar el correo electrónico inicial unas semanas antes del evento programado.

3. Mensaje de confirmación de registro

Otro mensaje de seminario web que puede enviar es una confirmación del registro de un participante. Después de que alguien complete su registro, envíe este correo electrónico para asegurarle que completó el proceso de manera efectiva. Además, puede proporcionar detalles sobre cómo acceder al seminario web en este mensaje de correo electrónico.

4. Recordatorios de registro

Después de enviar su primera invitación, puede considerar enviar un seguimiento que incluya un recordatorio para registrarse. Algunas personas pueden marcar el primer correo electrónico, pero se olvidan de registrarse de inmediato. Este mensaje puede recordarles el proceso y alentarlos a registrarse mientras puedan. Es posible que vea un aumento en el registro después de este tipo de mensaje de seguimiento.

5. Mensajes de recordatorio de eventos

Otro tipo de mensaje de seminario web que puede enviar son los recordatorios regulares de eventos. Considere enviar entre tres y cuatro recordatorios previos al evento. Intente enviar el primer recordatorio aproximadamente una semana antes del evento, un segundo el día anterior y otro cuando el seminario web esté en vivo. Esto asegura que los participantes no se olviden de la hora de inicio del evento y puede aumentar la cantidad de personas que asisten.

6. Mensaje de divulgación

Puede considerar enviar un mensaje de divulgación para alentar a los invitados registrados a invitar a sus amigos o colegas a registrarse. Este mensaje puede aumentar su audiencia al atraer a un grupo más amplio de personas interesadas. Además, puede explicar una forma sencilla para que los destinatarios compartan el enlace de registro con otros.

7. Mensaje de la agenda del evento

A medida que se acerque a su evento, considere enviar un correo electrónico con detalles sobre la agenda del evento. Este correo electrónico puede emocionar a su audiencia y recordarles por qué se registraron para el seminario web. Considere incluir detalles sobre el tiempo de aspectos particulares o los temas específicos que cada orador planea discutir.

8. Seguimiento posterior al seminario web

Considere enviar un correo electrónico de seguimiento posterior al seminario web para resaltar los momentos clave del evento. Puede enviar un correo electrónico a quienes asistieron, expresando su gratitud por su asistencia y participación. Luego, puedes enviar otro correo electrónico a quienes se registraron pero no asistieron, expresando que extrañaste su presencia. Esto puede representar a su empresa positivamente.

9. Mensaje de resumen del seminario web

Otra opción para enviar un mensaje después de que termine el seminario web es un resumen del material relevante. A las personas que se registraron, consideren enviar una grabación en video del evento. Esto demuestra su voluntad de garantizar que cada persona que se registre tenga acceso al contenido.

Qué incluir en un mensaje de invitación a un seminario web

Si bien cada mensaje puede variar según su audiencia, el contenido del seminario web y el propósito específico del mensaje, hay algunas cosas que es importante incluir. Algunas características a incluir en estos mensajes pueden ser:

  • Título del seminario web: este título del seminario web puede interesar a su audiencia y atraerlos para que abran el mensaje. El título también comunica información sobre el contenido del seminario web.

  • Detalles logísticos: Es necesario incluir detalles logísticos sobre el evento, como la fecha, la hora de inicio y la duración prevista. Estos detalles ayudan a los destinatarios de su mensaje a comprender el compromiso que implica registrarse para asistir.

  • Detalles del contenido: puede incluir información sobre quién está hablando, para qué audiencia es el seminario web o qué temas se enfocan. El contenido puede ser el detalle principal que convenza a las personas para que asistan, por lo que es importante que esta información esté disponible.

  • Instrucciones de registro: si necesita que las personas se registren antes de asistir, considere incluir instrucciones sobre cómo registrarse. Esto simplifica el proceso para la audiencia y puede aumentar la cantidad de personas que se registran.

  • Razones para asistir: otro factor del mensaje de invitación al seminario web incluye proporcionar razones claras y convincentes por las que las personas pueden querer asistir. Este método de persuasión puede variar según su público objetivo, y puede emplear una variedad de estrategias según sus objetivos.

  • Línea de asunto: enviar un mensaje de invitación a un seminario web por correo electrónico requiere una línea de asunto breve y convincente. Esta línea es el primer detalle que ven los destinatarios, así que considere desarrollar una línea de asunto única y llamativa para sus mensajes de correo electrónico.

Plantilla de mensaje de invitación de seminario web

Hay varios mensajes diferentes que puede enviar a su audiencia a medida que se acerca la fecha de su seminario web. Sin embargo, el mensaje de invitación inicial es importante para reunir una audiencia comprometida. Aquí hay una plantilla de un breve mensaje de invitación al que puede hacer referencia al escribir uno para su propio seminario web:

Línea de asunto: [Compose a compelling subject line with a hint about the event’s content]

[Start by mentioning the title of the webinar and its date and time.]

[Write a few sentences that explain more about the webinar. You might include details about the speakers, how to register or information about the content.]

[Link to register]

Ejemplo de mensaje de invitación al seminario web

Este es un ejemplo de un mensaje de invitación a un seminario web:

Línea de asunto: ¿Quieres mejorar tu negocio rápidamente?

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Estrategias de mensajes de invitación a seminarios web

Aquí hay algunas estrategias de contenido que puede usar para alentar a las personas a asistir a su evento en línea:

  • Incluya un video: considere crear un video promocional que contenga información relevante sobre el evento. Luego, puede vincular este video al mensaje de invitación para entretener e informar a los destinatarios.

  • Haga preguntas: ya sea que plantee una pregunta en su línea de asunto o en la introducción del mensaje de invitación al seminario web, esta estrategia puede ayudar al lector a reflexionar internamente sobre la asistencia. Por ejemplo, puedes preguntar “¿Alguna vez te has preguntado por qué ciertos negocios prosperan?” si su webinar se enfoca en estrategias de éxito empresarial.

  • Fomentar la acción: Otra estrategia que puede implementar en este mensaje es un estímulo para realizar una acción en particular. Por ejemplo, puede alentarlos a registrarse, guardar la fecha en su calendario o contarles a cinco amigos sobre el próximo seminario web.

  • Presentar a los presentadores: Considere usar parte del mensaje de invitación para presentar a los presentadores, oradores o invitados que aparecen en el seminario web. Esto brinda la oportunidad de atraer a los lectores y generar entusiasmo sobre el contenido del seminario web.

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