9 mejores prácticas para enviar un correo electrónico profesional por la noche

Por el equipo editorial de Indeed

7 de octubre de 2021

El correo electrónico se ha convertido en una forma conveniente de mantenerse en comunicación con compañeros de trabajo, clientes y empleados. Debido a que el envío de correos electrónicos se puede realizar de forma remota, muchas personas encuentran razones para enviar correos electrónicos de trabajo fuera del horario laboral, incluso durante la noche. Aprender sobre las formas de proceder con el envío de un correo electrónico nocturno puede ayudarlo a enviar correos electrónicos corteses nocturnos que sean claros y logren sus objetivos. En este artículo, discutimos algunas razones para enviar un correo electrónico por la noche y enumeramos nueve mejores prácticas a seguir al enviar mensajes después del horario comercial habitual.

Razones para enviar un correo electrónico por la noche

Las personas pueden optar por enviar un correo electrónico por la noche en lugar de al día siguiente si creen que su destinatario podría obtener el mayor valor al recibirlo en ese momento. Por ejemplo, si surge una crisis, como una emergencia médica familiar, alguien podría enviar un correo electrónico a su gerente para informarle que no podrá ir a trabajar al día siguiente. Alguien también puede enviar un correo electrónico por la noche si quiere comunicar algo importante a sus compañeros de trabajo o gerente y tiene miedo de olvidarse de hacerlo al día siguiente o está tratando de cumplir con una fecha límite.

A medida que más personas trabajan desde casa y equilibran el cuidado de los niños y otras responsabilidades, puede resultarles difícil responder a un correo electrónico durante el horario comercial normal. En cambio, pueden enviar correos electrónicos por la noche cuando tienen más tiempo libre. También se está volviendo más común que los empleados trabajen horas flexibles más allá de las típicas nueve a cinco. Cuando trabaje con otras personas en diferentes zonas horarias, puede enviar mensajes por la noche cuando es su horario de trabajo normal y cuando es más probable que vean su mensaje.

9 prácticas recomendadas para enviar correos electrónicos de trabajo por la noche

Las siguientes son algunas de las mejores prácticas para enviar correos electrónicos por la noche:

1. Aclara cuándo necesitas una respuesta

Si envía correos electrónicos a otras personas por la noche, infórmeles con anticipación si necesita una respuesta de ellos de inmediato. Esto les permite saber si pueden esperar hasta el día siguiente para abrir sus correos electrónicos. Considere incluir una nota en su línea de asunto sobre cuándo responder, como ¡URGENTE!, para un correo electrónico que requiere una respuesta inmediata.

2. Enviar un correo electrónico programado

Otra forma de enviar un correo electrónico por la noche es retrasar la entrega de su correo electrónico programándolo para más tarde. Esto le permite escribir su mensaje mientras tiene tiempo, pero enviar su correo electrónico a la hora que seleccionó. Por ejemplo, si un representante de ventas desea enviar su propuesta de ventas a un cliente potencial, puede redactar su correo electrónico por la noche y luego programar el envío a las 8 a. m. del día siguiente.

3. Considere la zona horaria de su destinatario

Al enviar un correo electrónico por la noche, puede ser útil tener en cuenta la zona horaria de su destinatario. Si bien es posible que su horario comercial normal haya terminado recientemente, es posible que sea en medio de la noche donde vive su destinatario. Para calcular la zona horaria de su destinatario, puede usar la aplicación de reloj en su teléfono celular o buscarla en línea.

4. Tenga en cuenta a su destinatario

Considere a su destinatario cuando redacte un correo electrónico por la noche. Algunas personas pueden encontrar estresante recibir un correo electrónico fuera del horario comercial habitual, mientras que otras pueden aceptarlo más. Si es posible, aclare las expectativas con su destinatario para ver a qué hora prefieren recibir correos electrónicos y cuándo revisan normalmente su bandeja de entrada.

5. Establezca expectativas claras de correo electrónico

Establezca expectativas claras sobre una respuesta, para que su destinatario no se sienta inseguro acerca de sus necesidades. Esto es útil cuando se trabaja en proyectos con compañeros de trabajo a los que planea enviar correos electrónicos con frecuencia. Por ejemplo, podría enviar un mensaje que diga Me doy cuenta de que estoy enviando este borrador completo a las 3 am, su hora. Entiendo completamente si no tiene tiempo para trabajar en esto hasta el horario comercial normal. No esperaré una respuesta inmediata.

6. Encuentra métodos de comunicación alternativos

Debido a que es posible que otras personas no revisen su correo electrónico con frecuencia, use el correo electrónico solo en situaciones que no requieran una respuesta urgente. Es útil desarrollar formas alternativas de comunicación, como llamadas telefónicas o chats grupales, que brinden una respuesta más inmediata. Reserve estas otras formas de comunicación para temas de alta prioridad y emergencias.

7. Crea un toque de queda informático

Si sabe que puede ser menos productivo por la noche y es más probable que envíe correos electrónicos con errores tipográficos, considere establecer un toque de queda para la computadora. Esto puede ser útil para permitirle crear un equilibrio entre el trabajo y la vida. Informe a los miembros de su equipo o clientes a qué horas pueden comunicarse con usted para que sepan cuándo está lejos de su computadora.

8. Redacta un correo electrónico para el día siguiente

Es posible que haya ocasiones en las que desee escribir un mensaje por la noche mientras la información está en su mente. En estos momentos, puede ser útil crear un borrador para enviar al día siguiente. Luego, puede revisar su mensaje con una nueva perspectiva y ver si hay algo que necesita agregar a su correo electrónico. Por la mañana, también puede estar más alerta a cualquier error ortográfico o gramatical. Esperar para enviar su borrador puede ser beneficioso para ayudarlo a decidir si su mensaje es algo para enviar o si ya no es relevante.

9. Pide retroalimentación a un asesor de confianza

Cuando decida enviar un correo electrónico por la noche, considere solicitar la retroalimentación de un asesor de confianza, como un compañero de cuarto o un colega. Esto puede brindarle otra opinión para ayudarlo a verificar si debe enviar su mensaje en las últimas horas. Si tienen experiencia en enviar correos electrónicos a su destinatario, es posible que puedan ofrecerle consejos sobre cuándo prefiere el destinatario recibir correos electrónicos.

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