9 consejos para gerentes de proyectos para mejorar la utilización de recursos

Por el equipo editorial de Indeed

7 de octubre de 2021

Calcular la productividad óptima de un equipo puede ser increíblemente importante para organizar, asignar y administrar los recursos de un proyecto. Para un gerente de proyecto, se vuelve esencial administrar los recursos para que todos en la fuerza laboral reciban una cantidad adecuada de trabajo y se desempeñen a un nivel ideal. Cada empresa tiene un rango de porcentaje óptimo de utilización de recursos, y conocer esta información puede mejorar la forma en que administra y dirige los recursos de un proyecto. En este artículo, analizamos la utilización de recursos y brindamos sugerencias para mejorar el uso de recursos durante la gestión de proyectos.

La utilización de los recursos y su importancia

La utilización de recursos mide qué tan productivo es un individuo o grupo durante un proyecto o durante un flujo de trabajo normal durante un período determinado. El análisis ayuda a los gerentes a comprender mejor el uso actual de sus recursos disponibles. La efectividad de un recurso puede impactar significativamente en el ROI (retorno de la inversión). Al utilizar el análisis de datos, los gerentes pueden planificar el uso más eficiente de los recursos para proyectos actuales y futuros, optimizar la productividad, delegar tareas a la fuerza laboral, realizar entregas a tiempo y lograr una calidad óptima.

Sugerencias para mejorar la utilización de los recursos

La mayoría de las empresas quieren mejorar la utilización de sus recursos y, al mismo tiempo, crear expectativas razonables y alcanzables. Aquí hay algunos consejos que pueden ayudar a los gerentes y líderes de proyectos a impulsar el uso de recursos para obtener resultados eficientes:

1. Usa la tecnología para mejorar la productividad

La aplicación de tecnología para medir el uso de los recursos puede facilitar el complejo proceso de calcular las horas de trabajo según las horas disponibles para cada miembro del equipo. Con características como el pronóstico inteligente, los cálculos automáticos, el almacenamiento de datos basado en la nube y el acceso a la información en tiempo real, todo en un solo lugar, las tareas como el cálculo de la utilización, la gestión de equipos y la toma de decisiones relacionadas con proyectos pueden ser más rápidas. Este software ayuda a los gerentes de proyectos a identificar cualquier cosa que puedan mejorar lo antes posible y tomar medidas para optimizar la utilización de los recursos facturables.

2. Mantener una utilización de recursos del 70-80 %

En la utilización de recursos, un personal que trabaja al 100 % de su capacidad puede significar que los miembros del equipo reciben más trabajo del que pueden completar. Mantener la utilización de los recursos entre un 70 y un 80 % puede producir resultados de mayor calidad y, al mismo tiempo, garantizar que su personal mantenga un ritmo de producción sólido. Al incluir un porcentaje único, una empresa puede lograr una utilización constante de los recursos y el margen de beneficio deseado a un ritmo ideal para todos los empleados. Este ajuste en el cálculo permite a los gerentes hacer mejores horarios que sean viables para la empresa y el personal.

Relacionado: Qué es la utilización de recursos y cómo calcularla

3. Llevar a cabo una planificación de recursos en profundidad

Conocer los requisitos del proyecto antes de comenzar con la gestión de recursos les brinda a los gerentes de proyectos una mejor idea de la gestión del conjunto de recursos, las habilidades requeridas y los recursos necesarios para el proyecto. La asignación de recursos para cada proyecto implica enumerar los requisitos de habilidades, comparar el cronograma del proyecto con el tiempo estimado para la finalización del proyecto y contabilizar las vacaciones, las ausencias y los retrasos en el cronograma.

Llevar a cabo una planificación de proyectos en profundidad mediante la incorporación de datos del cálculo de la utilización de recursos ayuda a los gerentes con la planificación de recursos, lo que ayuda a la empresa a cumplir los objetivos del proyecto sin presionar a su fuerza laboral.

4. Seguimiento de las horas

El seguimiento de las horas no solo es útil para la nómina y las promociones de los empleados, sino que también es útil para que los gerentes examinen cuánto tiempo tarda alguien en completar una tarea. Con base en esto, se puede calcular la utilización de todos los recursos de la empresa. Además, el seguimiento del tiempo permite a los gerentes de proyectos comprender qué tarea requiere más horas facturables y esfuerzo para completar y distribuir las tareas en consecuencia entre su personal para una productividad óptima de los recursos. Los problemas comúnmente abordados al realizar el seguimiento de las horas facturables incluyen la cantidad de tareas completadas en un período de tiempo específico y las tareas que tardan más que el tiempo estimado.

5. Obtenga una descripción general de los recursos

Para mantener niveles óptimos de utilización de recursos, es importante que los gerentes de proyectos controlen sus recursos disponibles. Los gerentes pueden asignar más de un proyecto a la vez a algunas personas, por lo que es vital verificar su disponibilidad y obtener una descripción general de las tareas asignadas a cada persona para garantizar una planificación de recursos eficiente para cada proyecto.

La creación de un inventario de todos los recursos disponibles antes de comenzar la asignación de recursos proporciona una buena comprensión para los gerentes de proyecto de lo que tienen para que puedan evaluar si necesitan mejorar o agregar más recursos al inventario actual.

6. Centrarse en la mejora de las habilidades y la externalización de la experiencia.

Cada proyecto viene con su conjunto de requisitos. La mano de obra interna para diferentes proyectos puede afectar la calidad de los entregables. Los gerentes de proyecto tienen que analizar cuidadosamente los requisitos del proyecto y pueden decidir externalizar la experiencia si es necesario. Los gerentes de proyecto también deben analizar si los recursos actuales necesitan mejorar debido a las demandas cambiantes y los avances tecnológicos. Además, mantener un banco de expertos para los requisitos cambiantes de diferentes proyectos puede ser costoso. La subcontratación garantiza un trabajo de calidad y una mejor utilización de los recursos internos.

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7. Verifique la utilización de recursos regularmente

Medir y monitorear la utilización de recursos regularmente ayuda a los gerentes de proyectos a manejar eficientemente los recursos que tienen. Los gerentes pueden realizar un seguimiento de la utilización de recursos en diferentes categorías para una comprensión integral del proyecto, el equipo y el individuo. Con esto, el gerente puede equilibrar los requisitos del proyecto y la productividad del equipo. Supervisar la utilización de los recursos puede mejorar las posibilidades de éxito a largo plazo. Un administrador puede redistribuir, volver a planificar o reasignar recursos después de interpretar los datos recuperados del cálculo de la utilización de recursos.

8. Crea un tablero de tareas activo

Un tablero de tareas para cualquier proyecto ayuda con la planificación, gestión y ejecución de un proyecto. Los tableros de tareas ayudan a agilizar la programación y optimizar la salida mientras se establece un plan de acción. También puede proporcionar a los gerentes una visión general de las posibles mejoras. Es importante crear tableros de tareas realistas según los recursos disponibles y los requisitos del proyecto.

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9. Realice una gestión eficiente del banco

El tiempo de banco para los recursos es cuando los miembros del equipo están esperando un nuevo proyecto o asignación. Al pronosticar los requisitos futuros, los gerentes pueden usar este tiempo de banco para prepararse para tareas futuras y mejorar el rendimiento potencial de su equipo. Al realizar pronósticos basados ​​en los datos disponibles, los gerentes de proyecto pueden beneficiarse al evaluar regularmente si es probable que la capacitación que utilizan beneficie a la empresa y seleccionen algo más según sea necesario.

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