8 preguntas de la entrevista sobre disputas de facturas (con respuestas de muestra)

Por el equipo editorial de Indeed

3 de junio de 2022

La disputa de facturas suele ser una habilidad importante para los empleados que trabajan como especialistas en facturación o en cuentas por pagar. Muchos gerentes de contratación hacen preguntas sobre disputas de facturas cuando entrevistan a candidatos para estos puestos para asegurarse de que entiendan cómo verificar discrepancias en facturas y facturas. Si está solicitando un puesto como especialista en facturación o contador, puede ser beneficioso explorar algunas de las preguntas sobre disputas de facturas que podría encontrar en una entrevista.

En este artículo, enumeramos ocho preguntas comunes sobre disputas de facturas, describimos por qué los entrevistadores podrían preguntarlas, brindamos consejos sobre cómo responderlas y brindamos respuestas de muestra para ayudarlo a desarrollar las suyas propias.

8 preguntas de la entrevista de disputa de facturas con respuestas de muestra

Aquí hay ocho preguntas de la entrevista de disputa de facturas, incluidos consejos para responderlas y respuestas de muestra para ayudarlo a desarrollar las suyas propias:

1. ¿Qué haría antes de aprobar una factura para el pago?

Garantizar la precisión de las facturas suele ser una habilidad importante para los especialistas en facturación. Puede garantizar que las empresas no paguen de más ni realicen pagos duplicados. Los entrevistadores pueden hacer esta pregunta para evaluar su conocimiento del ciclo de facturación y su capacidad para trabajar en interés de la empresa.

Cuando responda a esta pregunta, considere proporcionar suficientes detalles para demostrar su experiencia y mantenga su respuesta breve. Comience enumerando los pasos específicos que tomaría para verificar la precisión de una factura antes de autorizarla para el pago. Luego puede explicar por qué el proceso es importante y qué beneficios puede brindar a la empresa.

Ejemplo de respuesta: “Comenzaría el proceso de aprobación comparando la factura con los detalles del pedido y los registros de recepción de la empresa. A continuación, compararía las fechas de la factura con las facturas anteriores para asegurarme de que no se repitieron los cargos. Finalmente, verificaría con los miembros del personal que realizaron y recibieron los pedidos para asegurarse de que todo llegara según lo ordenado. Después de completar estos pasos, programaría un pago al proveedor. En mis puestos anteriores, he utilizado este proceso para cada factura para asegurar que mi empleador no incurrió en costos innecesarios”.

2. ¿Qué haría si su empleador pagara una factura dos veces?

En algunos casos, una empresa puede pagar una factura más de una vez, lo que provoca la pérdida de ingresos importantes. Resolver estas situaciones suele ser una tarea importante para los especialistas en facturación. Los entrevistadores pueden hacer esta pregunta para evaluar su conocimiento de los procedimientos comunes de disputa de facturas y para comprender cómo se desempeñaría si lo contrataran.

Cuando responda, a menudo es beneficioso describir pasos específicos para demostrar su confianza y experiencia. Puede comenzar su respuesta describiendo brevemente cada paso del proceso para contactar al cobrador y obtener un reembolso. Si se ha encontrado con esta situación anteriormente, puede ser útil describir cómo la resolvió.

Ejemplo de respuesta: “Si descubro que mi empresa realizó un pago repetido, comenzaría revisando las transacciones de la empresa para verificar. Luego, me comunicaría con el proveedor para notificarle sobre el pago doble y solicitarle que aplique crédito a nuestra cuenta o emitir un reembolso. En mis puestos anteriores, esto ha sido suficiente para resolver el problema. Si se repitieran los pagos con frecuencia, me aseguraría de que tuviéramos un empleado dedicado a verificar y aprobar todas las facturas antes del pago”.

3. ¿Qué pasos tomaría para resolver una disputa de factura?

Las disputas sobre las facturas a menudo ocurren por razones además de los pagos duplicados. Por ejemplo, un proveedor puede enviar a su cliente una factura que le cobra por la entrega incorrecta o le cobra de más. Los gerentes de contratación pueden hacer esta pregunta para comprender cómo manejaría una importante disputa de factura en el trabajo.

Dado que la pregunta es relativamente amplia, puede ser útil crear un escenario de ejemplo para hacerla más específica. Por ejemplo, puede formular su pregunta como una respuesta a una factura que cobra de más a su empresa. Luego puede describir los pasos que tomaría para resolver la situación en detalle. Su propia experiencia de disputas de facturas puede ser útil al responder esta pregunta y puede considerar incluir detalles de trabajos anteriores.

Ejemplo de respuesta: “Mi respuesta a la situación dependería del tipo de disputa, pero en mi experiencia, los sobrecargos son una causa común de disputas de facturas. Cuando me encontré con sobrecargos en el pasado, comenzaba por verificar el monto en exceso con el personal miembros que realizaron el pedido. Luego enviaría un correo electrónico al proveedor lo más rápido posible que incluyera la factura, una descripción completa de nuestras razones para rechazarla y la corrección esperada por parte del proveedor. Durante el proceso, conservar copias de todos los documentos y comunicaciones pertinentes.”

4. Describa un ciclo de facturación.

Un ciclo de facturación es una estrategia que utilizan muchas empresas para distribuir uniformemente sus operaciones de facturación a lo largo del tiempo. Suele ser un concepto importante para los especialistas en facturación que trabajan en el cobro de pagos de los clientes. Un entrevistador puede hacer esta pregunta para evaluar su comprensión de los procedimientos de facturación comunes y su experiencia con el envío de facturas.

Al responder esta pregunta, comience explicando qué es un ciclo de facturación. Luego puede describir por qué es importante configurar un ciclo de facturación y enumerar algunos de los beneficios que brinda. Luego puede enumerar los pasos que comúnmente componen un ciclo de facturación, utilizando su propia experiencia para informar su respuesta.

Ejemplo de respuesta: “Un ciclo de facturación se refiere al cronograma que utiliza una empresa para cobrar a sus clientes por los servicios o productos que entrega de forma regular. Mi última empresa utilizaba un ciclo de facturación mensual para la mayoría de los clientes y conservaba un ciclo anual para algunos. El ciclo generalmente consiste en determinar el costo de los servicios prestados, crear y enviar facturas y recibir el pago. Algunos ciclos también incluyen un breve período de gracia después del cual se acumulan cargos por mora en la factura”.

5. ¿Cómo explicaría el trabajo facturable y no facturable?

Los servicios al cliente de una empresa a menudo se clasifican en las categorías de trabajo facturable y no facturable. Esta distinción suele ser vital para los especialistas en facturación y puede ayudarlos a determinar qué cobrar a sus clientes o qué pagar cuando reciben una factura. Los entrevistadores pueden hacer esta pregunta para evaluar su comprensión de los procesos básicos de facturación y los motivos de las disputas de facturas.

Al responder a esta pregunta, puede comenzar describiendo el concepto básico de trabajo facturable y no facturable y explicando por qué es importante. Luego puede considerar dar un ejemplo para demostrar su experiencia y aclarar su respuesta. Si es posible, también puede ser beneficioso explicar qué papel tienen estos conceptos en las disputas de facturas.

Ejemplo de respuesta: “El trabajo facturable se refiere a los servicios que una empresa factura a sus clientes y el trabajo no facturable se refiere a las actividades que el cliente no paga. El trabajo no facturable a menudo incluye procesos internos como reparaciones, eventos del personal y corrección de errores, así como trabajos que están fuera del alcance de un contrato. En trabajos anteriores, recibí facturas que incluían cargos por trabajos no facturables que requerían corrección antes del pago”.

6. ¿Qué medidas tomaría para garantizar el cobro oportuno de las facturas?

El cobro oportuno de facturas es un elemento importante del flujo de caja de una empresa y de las relaciones con los clientes. Garantizar el cobro oportuno de las facturas también puede ayudar a las empresas a evitar disputas sobre las facturas. Los gerentes de contratación pueden hacer esta pregunta para probar su capacidad para optimizar sus procesos de facturación. Su respuesta también puede demostrar su capacidad para evitar disputas de facturas y resolverlas.

Cuando responda a esta pregunta, intente dar una respuesta detallada y enumere más de un método que podría usar para garantizar el cobro oportuno de facturas. Al igual que otras preguntas, puede ser útil pensar en cualquier experiencia que haya tenido en el pasado. Esto puede ayudarlo a dar una respuesta más específica y puede mostrar su experiencia con los procesos de facturación.

Ejemplo de respuesta: “Cada vez que empiezo a trabajar en un nuevo departamento, empiezo por desarrollar una política clara con respecto al pago de facturas, los cargos por mora y el cobro que comparto con todos los proveedores. También me aseguro de informar a los nuevos proveedores sobre nuestras políticas el primer día nos reunimos con ellos. En caso de pagos atrasados, introduciría una política de contacto regular con el proveedor, a partir del primer día después de la fecha límite. Para fomentar el pago, también garantizaría la exactitud de las facturas de mi departamento, introduciría planes de pago y trabajar para mejorar las relaciones con los proveedores”.

7. ¿Cuál es la importancia de la disputa de facturas?

Este es un ejemplo de una pregunta más general que un entrevistador podría hacerle. Esta pregunta puede ayudar a los entrevistadores a comprender su enfoque para las disputas de facturas y puede ayudarlos a juzgar su capacidad para encajar en su equipo de contabilidad. Al responder a esta pregunta, intente considerar la importancia de las disputas de facturas en las operaciones diarias, así como su impacto a largo plazo. Considere describir cómo las disputas de facturas bien ejecutadas pueden ayudar a una empresa a ser más rentable y mantener buenas relaciones con los clientes.

Ejemplo de respuesta: “La disputa de facturas es una tarea vital que puede garantizar la salud de una empresa. Un resultado importante de la disputa de facturas es que garantiza que los empleados reciban los productos y servicios que necesitan para realizar sus tareas. También puede garantizar que una empresa evita gastos innecesarios en pagos duplicados o sobrecargos. A largo plazo, una disputa exitosa de facturas puede garantizar la estabilidad operativa y la rentabilidad de una empresa”.

8. Explique algunas causas comunes de disputas de facturas.

Las disputas de facturas pueden ocurrir por una variedad de razones, incluidos cargos inexactos, pedidos cambiados o pagos repetidos. Comprender estas causas suele ser importante para los empleados que trabajan en facturación o contabilidad. Los gerentes de contratación pueden hacer esta pregunta para medir su comprensión de los fundamentos de la facturación y su capacidad para responder a los desafíos comunes. Al responder a esta pregunta, puede enumerar algunas de las causas más comunes de disputas de facturas, incluidas las que ha experimentado en trabajos anteriores.

Ejemplo de respuesta: “Durante mi tiempo como especialista en facturación, me he encontrado con muchos tipos de disputas de facturas. Algunos de los más comunes son cargos en exceso, seguidos de pagos duplicados, insatisfacción con los servicios, pedidos incompletos y cargos por pagos atrasados. En algunos casos, también han encontrado disputas porque un cliente no recibió una factura, o porque no tenían los recursos para pagar en ese momento”.

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