6 técnicas de programación de proyectos para una mayor eficiencia

Por el equipo editorial de Indeed

10 de junio de 2021

Uno de los principales objetivos de la mayoría de los proyectos es terminarlos a tiempo. Para hacer esto, los gerentes de proyecto estiman los plazos y programan las tareas del proyecto en consecuencia. Puede administrar y programar un proyecto de muchas maneras dependiendo de varios factores y detalles. En este artículo, discutimos qué incluir en un cronograma de proyecto junto con diferentes técnicas de programación de proyectos.

¿Qué es la programación de proyectos?

La programación de proyectos es el proceso de alinear las tareas del proyecto para que se ajusten a una fecha límite. Dado que las tareas pueden superponerse o requerir que se completen antes de comenzar con otra, es esencial que haya un plan en el mejor orden para completarlas de manera oportuna. A través de la programación de proyectos, puede determinar la forma más eficiente de completar un proyecto y, al mismo tiempo, adaptarse a los cambios que puedan surgir durante el proceso.

Por ejemplo, una empresa de videojuegos puede querer crear una campaña publicitaria antes de que llegue la temporada navideña. Para lanzar esta campaña, pueden realizar estudios de mercado, probar sus últimos productos y desarrollar planes para diferentes canales de marketing. Cada una de estas tareas tiene su propia línea de tiempo y pasos. Al crear un cronograma del proyecto, la empresa se asegura de que los empleados terminen cada tarea de manera oportuna y que puedan cumplir con la fecha límite de las vacaciones.

Qué incluir en el cronograma de un proyecto

Los cronogramas de proyectos suelen tener al menos los siguientes elementos:

Tareas

Las tareas son una lista de deberes que asigna a lo largo del proyecto. Estos incluyen tanto los objetivos más amplios del proyecto como las tareas más pequeñas que conducen a ellos. Al agregar tareas a la programación de un proyecto, es mejor ser lo más específico posible. Por ejemplo, incluya el nombre de la tarea, el objetivo de la tarea, quién es el administrador de la tarea y cualquier otra persona que trabaje en ella.

plazos

Otro detalle para agregar a sus tareas son los plazos, que son las fechas de finalización esperadas para cada tarea en función de cuánto tiempo espera que tome la tarea. Puede determinar esta estimación a través de varios métodos, como consultar con el administrador de la tarea. Además, enumere la fecha límite final para todo el proyecto. A medida que avanza en el proyecto, es posible que deba cambiar esta fecha límite, pero tener esta estimación puede ayudarlo a planificar sus otras fechas límite.

Partes interesadas

Las partes interesadas son cualquier persona que tenga interés en el resultado del proyecto o que necesite estar al tanto de su progreso. Algunas partes interesadas incluyen:

  • Gerente de proyecto

  • Lideres de equipo

  • Miembros del equipo

  • directores ejecutivos de empresas

  • inversores de la empresa

  • vendedores o proveedores

  • Socios publicitarios

Cree el cronograma de su proyecto de tal manera que todas las partes interesadas que necesiten acceder a él puedan verlo fácilmente. Por ejemplo, puede almacenar todos los archivos en una carpeta en la nube y luego otorgar acceso a cada parte interesada.

Lista de técnicas de programación de proyectos

A continuación se presentan algunas técnicas que puede utilizar para programar mejor los proyectos:

Método del camino crítico

El propósito del CPM es ayudarlo a determinar el tiempo más largo y más corto posible que le llevará completar un proyecto. El CPM contiene tres elementos esenciales, que son:

  • Las tareas requeridas para completar el proyecto.

  • Qué tareas dependen de la realización de otras

  • Una estimación de tiempo para cada actividad.

Por ejemplo, una organización desea organizar una conferencia para empresas de software. Dos de las tareas de este proyecto son invitar a los invitados y planificar dónde tendrá su mesa de exhibición cada invitado. En este ejemplo, la última tarea depende de la finalización de la primera. Usando esta información, junto con todas las demás tareas involucradas, la organización determina qué tareas deben ser las primeras y el orden para realizar todas sus tareas. Luego pueden usar la estimación de tiempo para cada actividad para determinar la estimación de tiempo total para el proyecto.

Programa de Evaluación y Revisión Técnica

La técnica de evaluación y revisión del programa es similar a CPM en que ambos crean un flujo de tareas y un cronograma estimado. Sin embargo, en lugar de una sola estimación de línea de tiempo posible como en CPM, PERT usa una duración promedio ponderada. Con PERT, le asigna a cada actividad una estimación de tiempo y un factor de incertidumbre. Puedes hacer esto por:

  • Estimar cuánto tiempo tomará una tarea

  • Estimación del tiempo en el mejor y el peor de los casos

  • Promediarlos juntos para determinar el tiempo estimado para el proyecto

El método PERT también ayuda a los directores de proyectos a generar una estimación realista de sus plazos. Este método requiere más trabajo inicial e información para configurarlo, pero puede brindarle cronogramas más confiables para sus proyectos.

seguimiento rápido

El seguimiento rápido es encontrar tareas que puede realizar simultáneamente o con cierta superposición. Esto le permite comenzar algunas tareas antes y reducir el tiempo total dedicado al proyecto. Por ejemplo, en el ejemplo de planificación de la conferencia, es posible que el organizador no tenga que esperar a que haya una lista completa de invitados para asignar las cabinas. En cambio, podrían asignar cabinas a medida que los invitados responden y luego hacer los ajustes finales después de recibir todas las respuestas.

estrellarse

El bloqueo es cuando agrega más recursos para ayudar a terminar un proyecto más rápido. Por ejemplo, podría asignar más empleados a un proyecto, reduciendo la cantidad de trabajo que cada persona necesita hacer. También puede hacer que los empleados trabajen más horas y gasten más dinero en horas extra si necesita cumplir con una fecha límite rápidamente.

Gráfico de gantt

Un diagrama de Gantt es un tipo de gráfico de barras que los gerentes de proyecto usan para planificar y programar. Puede usarlos para simplificar proyectos más complejos. Los diagramas de Gantt representan cada tarea horizontalmente en un gráfico de barras, que muestra las fechas de inicio y finalización. Los diagramas de Gantt incluyen con frecuencia plazos, dependencias y propietarios de tareas también. A través de un diagrama de Gantt, es más fácil visualizar el progreso de un proyecto y ver cómo las diferentes tareas interactúan entre sí.

Simulación

Una simulación es cuando ingresa diferentes conjuntos de actividades en un programa de software de computadora y le permite determinar posibles líneas de tiempo. Con una simulación, puede tener en cuenta diferentes incertidumbres y variables, de modo que si ocurren durante el proyecto, ya tiene un plan para ellas.

Las empresas suelen utilizar una técnica de simulación llamada simulación de Monte Carlo o análisis de Monte Carlo. Con esta técnica, ingresa los mejores y peores escenarios de duración para cada tarea. La simulación de Monte Carlo analiza todas las combinaciones e incertidumbres y luego le proporciona probabilidades. Por ejemplo, puede decir que tiene un 10% de posibilidades de terminar el proyecto dentro de los seis meses, según sus simulaciones. Mediante el uso de un análisis de Monte Carlo, puede obtener una indicación temprana de cuánto tiempo podría llevar un proyecto y crear un cronograma más realista.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *