20 consejos de Google Calendar para maximizar su tiempo

Un calendario es una de las herramientas más utilizadas en el lugar de trabajo. Le permite programar reuniones y mantenerse al día con las vacaciones importantes. Es probable que su lugar de trabajo use una función de calendario, y puede ser útil comprender cómo usarla para aumentar su eficiencia y eficacia en el lugar de trabajo. En este artículo, explicamos más sobre qué es Google Calendar y proporcionamos una combinación de consejos de Google Calendar para principiantes, intermedios y avanzados.

¿Qué es Google Calendar?

Google Calendar viene con su dirección de correo electrónico de Gmail y, como la mayoría de los calendarios, es una herramienta que puede usar en el lugar de trabajo para ayudarlo a realizar un seguimiento de las reuniones, citas y eventos importantes. Cuanto más ocupado esté, más podrá ayudarlo un calendario como Google Calendar a mantenerse organizado y asegurarse de no perderse una reunión con un gerente o compañero de trabajo. Con un calendario bien organizado con el que te sientas cómodo navegando, puedes notar que tienes más tiempo en tu día y te sientes más productivo y concentrado.

Estos son algunos consejos para usar Google Calendar, organizados en orden desde principiante hasta intermedio y avanzado.

Consejos de Google Calendar para principiantes

Estos consejos para principiantes son útiles para cualquier persona nueva en el uso de Google Calendar:

1. Establecer notificaciones apropiadas

Cuando crea un nuevo evento en Google Calendar, puede configurar notificaciones para recibir un recordatorio en algún momento antes de su cita. Para maximizar la eficacia de Google Calendar, elija una hora de notificación adecuada. La notificación predeterminada de Google es 10 minutos antes de un evento, pero piense con cuánta anticipación necesita un recordatorio para un evento en particular para que pueda prepararse adecuadamente.

Por ejemplo, si va a realizar un viaje de negocios y necesita estar en el aeropuerto por la mañana, es posible que desee recibir una notificación en la tarde del día anterior para tener tiempo suficiente para organizar un automóvil que lo lleve, para empacar tus maletas y para hacer cualquier coordinación de viaje de última hora con tu equipo. En este ejemplo, una notificación sobre su viaje que le llegue 10 minutos antes de la salida de su avión no será útil.

2. Ajuste su zona horaria para las reuniones

Si se comunica con frecuencia con otras personas en diferentes zonas horarias, ya sea a través del país o internacionalmente, Google Calendar puede ayudarlo a asegurarse de que no llegue demasiado temprano o demasiado tarde a su cita programada. También puede ayudarlo a programar una reunión a una hora que funcione tanto para usted como para la otra parte.

Dentro de la configuración del calendario, puede seleccionar mostrar un reloj mundial para que pueda saber la hora en cualquier lugar. También puede cambiar la zona horaria de un calendario que comparte con un colega en otra parte del mundo.

3. Comparte tu calendario

Compartir su calendario puede ser especialmente útil si tiene reuniones con colegas o desea programar tiempo con familiares y amigos después del horario laboral. Si comparte su calendario con las personas con las que se comunica regularmente, verán cuándo está y cuándo no está disponible para que puedan planificar en consecuencia. También puede ofrecer diferentes permisos, desde permitirles ver todos los detalles de los eventos de su calendario hasta solo permitir que alguien vea si está disponible durante un intervalo de tiempo en particular.

4. Configure su evento como privado

Si ha elegido compartir su calendario con otras personas en el lugar de trabajo, pero tiene una reunión con alguien que es más sensible por naturaleza, considere configurar la reunión como privada. Con esto habilitado, incluso aquellos que tienen acceso completo a su calendario no tendrán acceso a los asistentes a la reunión, los archivos adjuntos o el nombre de la reunión. En lugar de ver los detalles de su cita, solo verán que está ocupado.

5. Usa la función de ubicación

En la misma parte de la invitación al evento donde puede agregar la hora y la fecha de la cita, también puede seleccionar una ubicación para su reunión. Esto es útil si se encuentra con un nuevo cliente potencial en una cafetería local o si desea invitar a su equipo a un desayuno de lluvia de ideas en la panadería a la vuelta de la esquina de su oficina. Los asistentes a la reunión pueden usar la aplicación Google Calendar en su teléfono y hacer clic en la ubicación para acceder a ella en su aplicación de mapas.

6. Navegar por calendarios de interés

Una función de Google Calendar que se usa menos pero que puede ser útil para muchos es la sección de calendarios de interés. En la misma ubicación donde puede agregar, suscribirse, crear e importar un calendario, puede navegar por los calendarios de interés de Google, que incluyen principalmente días festivos (tanto religiosos como regionales) y días relacionados con deportes. Si normalmente olvidas las vacaciones hasta el último momento o quieres añadir algo de diversión a tu calendario, esta opción puede ser perfecta para ti.

7. Usa el calendario predeterminado correcto

Si tiene más de un calendario, como en el caso de los usuarios de iOS que pueden tener un Google Calendar y un calendario integrado en su teléfono inteligente, verifique el calendario predeterminado dentro de Google Calendar. El menú de configuración puede brindarle más información sobre qué calendario se activa cuando establece una cita. Si descubre que se está perdiendo eventos o no está recibiendo notificaciones que sabe que ha configurado, la sección de calendario predeterminado es un buen lugar para comenzar.

8. Regístrese para recibir una agenda diaria

Especialmente si tiene un calendario ocupado, puede ser útil optar por una agenda diaria. Con esta opción seleccionada, Google Calendar le enviará un correo electrónico todas las mañanas con un resumen de su día.

9. Usa el Hangout de Google

Especialmente si su equipo opera principalmente desde diferentes ubicaciones, como en el caso de los empleados remotos, Google Hangout puede ayudarlo a realizar reuniones cara a cara. Cuando esté creando el evento, haga clic en el enlace que dice “agregar videollamada” y Google lo ayudará a crear un lugar de reunión para usted y los asistentes a la reunión.

Consejos de Google Calendar para usuarios intermedios

10. Agregar archivos adjuntos

Es posible que deba enviar una agenda de la reunión para que los asistentes la tengan durante la reunión o una hoja de cálculo del historial de ventas de su equipo que desea que todos sigan mientras dirige la reunión. En ambos casos y más, puede agregar un archivo adjunto a su invitación de Google Calendar. Esto no solo le ahorrará el tiempo de tener que enviar un correo electrónico por separado con su archivo adjunto, sino que mantiene todo en un solo lugar para un fácil acceso antes, durante e incluso después de la reunión.

11. Adopta una vista de pantalla dividida

Si forma parte de un equipo de dos personas o desea saber cuándo está disponible su gerente, primero comparta su calendario. Luego, puede seleccionar la opción de pantalla dividida para mostrar su calendario junto al de la otra persona. Podrás ver su disponibilidad en comparación con la tuya y será más fácil programar reuniones.

12. Utilice la función de búsqueda de Google Calendar

Puede buscar reuniones y eventos como es de esperar, pero la función de búsqueda puede ir un paso más allá. Haga clic en la flecha en el cuadro de búsqueda y recibirá una ventana emergente de búsqueda avanzada donde puede buscar por fechas, ubicaciones e invitados a la reunión.

13. Permita que Google Calendar encuentre una hora de reunión perfecta

Hay una sección “Buscar una hora” dentro de cada evento de Google Calendar una vez que creas un evento y agregas a las personas a las que deseas asistir. Dentro de esta sección, puede ver cuándo sus contactos están disponibles para que pueda elegir el horario que funcione mejor para todos.

La otra opción es mirar los horarios de reunión sugeridos de Google Calendar en la lista de invitados y elegir una de esas opciones sin tener que mirar el horario de todos. Tenga en cuenta que para usar esta función, sus invitados deben compartir su información de calendario con usted de alguna manera, lo cual es común entre los equipos.

14. Establece tu horario de trabajo

En la configuración de Google Calendar, considere establecer y habilitar su horario de trabajo para que los compañeros de trabajo que vean su calendario puedan ver en qué horario trabaja y puedan programar reuniones con usted en el momento apropiado. Si alguien intenta agregarlo a una reunión fuera de su horario laboral, recibirá una alerta advirtiéndole que es posible que no esté disponible.

15. Usa una vista personalizada

Considere la posibilidad de crear una vista de calendario personalizada si desea simplificar el aspecto de su calendario. Puede optar por eliminar fines de semana, mostrar sus eventos rechazados, ver sus calendarios uno al lado del otro, atenuar eventos pasados ​​y más.

Consejos avanzados de Google Calendar

16. Sincroniza tus dispositivos activados por voz con Google Calendar

Los dispositivos activados por voz se han abierto paso en muchos hogares, y una característica adicional que puede aprovechar es poder agregar nuevos eventos y citas a su calendario con solo hablar con su dispositivo. También puede preguntarle a su dispositivo qué hay en su calendario para el día y el tiempo estimado que le llevará llegar a un evento desde su casa.

Para configurar esto, descargue la aplicación Google Home en su teléfono inteligente, sincronícela con su dispositivo activado por voz y habilite el acceso a su aplicación personal para su calendario y recordatorios. Incluso puede dar acceso a la aplicación a sus contactos en caso de que necesite comunicarse con alguien para reprogramar una reunión.

17. Crea espacios para citas

Google Calendar puede ayudarlo si solo desea estar disponible durante ciertos horarios. Puede configurar espacios para citas y compartir su enlace de Google Calendar para que otros solo tengan la opción de programar una reunión con usted durante uno de sus horarios disponibles. Es posible que desee utilizar esta opción si es un consultor a tiempo parcial y tiene una cantidad de clientes que atender o si está en medio de un proyecto grande y tiene que limitar su disponibilidad para poder mantenerse al día.

18. Incorpora metas

Google Calendar también puede complementar sus objetivos actuales de estilo de vida. Usando la aplicación Google Calendar en su teléfono inteligente, puede agregar eventos recurrentes a su calendario que correspondan a sus objetivos. Por ejemplo, si establece metas para hacer ejercicio, leer más o hacer algo de limpieza todos los días, Google Calendar revisará su agenda y presupuesto en el tiempo que necesita para completar estas tareas.

Puede ajustar sus objetivos y mover los intervalos de tiempo también. Con cada edición o tarea completada o no, Google Calendar puede comprender mejor qué horarios funcionan para usted y programar sus objetivos de estilo de vida en espacios que le darán una mayor probabilidad de completarlos.

19. Usa atajos de teclado

No todo el mundo usa los atajos de teclado, pero si lo hace, es probable que busque activamente oportunidades para usar atajos de teclado para las diferentes herramientas que usa. Google Calendar tiene su propio conjunto de métodos abreviados de teclado, pero primero deberá activarlos. Para hacerlo, navegue a su configuración dentro de Google Calendar, luego active la opción “habilitar atajos de teclado”.

Puede usar métodos abreviados de teclado para:

  • Crear y editar un evento. Puede crear un nuevo evento, consultar los detalles de un evento, eliminar un evento que ya no necesita, guardar un evento y más.

  • Cambia la vista de tu calendario. Puede elegir entre día, semana, mes, agenda o una vista personalizada.

  • Navega por el calendario. En lugar de usar el cursor, puede usar atajos de teclado para actualizar su calendario, visitar la página de configuración, mirar una fecha específica en su calendario, agregar una sección de calendario y más.

20. Integra Google Calendar con otras herramientas de productividad

Muchas herramientas de productividad se integran con Google Calendar. Si usa herramientas de comunicación, administración de proyectos o videoconferencia, es probable que se sincronice con Google Calendar para brindar una experiencia perfecta.

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