16 mejores prácticas para la etiqueta de correo electrónico en el lugar de trabajo

Por el equipo editorial de Indeed

25 de junio de 2021

Independientemente de dónde se encuentre en su carrera, el uso de las mejores prácticas para la etiqueta del correo electrónico le permite comunicarse con claridad y causar una impresión positiva en los posibles empleadores, contactos comerciales y clientes. En este artículo, discutimos por qué la etiqueta del correo electrónico es tan importante y compartimos 16 de las mejores prácticas para la etiqueta del correo electrónico en el lugar de trabajo.

Formato de correo electrónico profesional

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Formato de correo electrónico profesional

  1. Línea de asunto

  2. Saludo

  3. Cuerpo

  4. Clausura

  5. Firma

Mejores prácticas:
Identifique su objetivo, considere a su audiencia, sea conciso, revise su correo electrónico, use la etiqueta adecuada y recuerde hacer un seguimiento.

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¿Qué es la etiqueta de correo electrónico?

La etiqueta de correo electrónico se refiere al código de conducta que guía el comportamiento al escribir o responder correos electrónicos. Estos principios de comportamiento se pueden modificar para adaptarse a la audiencia y el propósito previstos, y están destinados a proyectar profesionalismo y respeto.

¿Por qué es importante la etiqueta de correo electrónico?

La forma en que se comunica refleja el tipo de empleado que es, incluida su ética de trabajo y su atención a los detalles. Las empresas pueden beneficiarse de la implementación de las mejores prácticas para la etiqueta del correo electrónico por las siguientes razones:

  • Profesionalismo: el uso de la etiqueta de correo electrónico adecuada transmite una imagen profesional de sus empleados y de la organización en general.

  • Eficiencia: los correos electrónicos que se adhieren a la etiqueta son directos y concisos, y transmiten su mensaje rápidamente.

16 pautas de etiqueta de correo electrónico para el lugar de trabajo

Al enviar o responder correos electrónicos, estas son algunas de las mejores prácticas para tener en cuenta la etiqueta del correo electrónico:

1. Utilice el formato estándar

Las fuentes estándar, como Times New Roman o Arial, así como los colores y tamaños estándar, son apropiados para los correos electrónicos comerciales. Si usa negrita o cursiva, nunca las use en más de una palabra o una cadena de palabras en un solo correo electrónico.

Si está copiando y pegando texto, asegúrese de borrar el formato antes de enviar el correo electrónico, ya que podría verse diferente al resto del texto. Para borrar el formato, puede usar “Comando + \” en una Mac o “Ctrl + Shift + N” en una PC.

2. Incluye una línea de asunto clara

Titule su correo electrónico de manera que el destinatario sepa de inmediato de qué se trata el mensaje. Por ejemplo, si envía un correo electrónico para hacer un seguimiento de una presentación, puede escribir “Pregunta rápida sobre su presentación”.

3. Correo electrónico de una dirección de correo electrónico profesional

Utilice la dirección de correo electrónico de su empresa si es posible. Sin embargo, si trabaja por cuenta propia o utiliza una dirección de correo electrónico personal para la correspondencia relacionada con el trabajo, asegúrese de que su dirección de correo electrónico no contenga palabras que se consideren poco profesionales. Si es así, considere configurar una dirección de correo electrónico solo para el trabajo.

4. Usa saludos profesionales

Elija un saludo que sea apropiado para la relación que tiene con el destinatario. Si está enviando un correo electrónico a un compañero de trabajo, un saludo casual como “Hola” puede ser apropiado. Si se comunica con alguien por primera vez o si es un conocido profesional, use un saludo más formal como “Estimada Sarah Atkins”. Se recomienda usar el nombre de la persona exactamente como se muestra en la línea de firma de su correo electrónico. En otras palabras, no asumas que Jennifer se hace llamar Jen a menos que la hayas visto firmar sus correos electrónicos de esa manera.

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5. Usa una introducción

Dependiendo de a quién envíe el correo electrónico, es mejor presentarse con su nombre y apellido, así como con la empresa que representa, en las primeras líneas. Esto es especialmente importante cuando se envían correos electrónicos a nuevos contactos, clientes, clientes potenciales o empleadores. Hágales saber cómo recibió su información de contacto.

Ejemplo: “Mi nombre es Jessica Franklin y trabajo con White Label Agency. Mark Gregston me dio su nombre y me sugirió que me comunicara con usted con respecto a sus increíbles servicios de impresión”.

6. Tenga cuidado con “Responder a todos”

El beneficio de usar “Responder a todos” es que puede responder a todos a la vez para informarles que se ha solucionado un problema. Sin embargo, en caso de duda, utilice “Responder” para evitar inundar una lista de personas con correos electrónicos innecesarios.

Lee mas: Guía para responder a todos los protocolos de correo electrónico

7. Evite usar mayúsculas

Use mayúsculas y minúsculas como lo haría para cualquier comunicación formal y evite usar mayúsculas, ya que puede leerse como si estuviera gritando sus intenciones.

Ejemplo: “Anne, fue genial verte en la reunión. Espero volver a conectarme pronto”.

8. Verifique dos veces los archivos adjuntos

Si puede copiar y pegar información en un correo electrónico en lugar de adjuntar un documento, hágalo. De lo contrario, informe al destinatario en el cuerpo de su correo electrónico que ha adjuntado un documento. También es una buena etiqueta comprimir los documentos o adjuntarlos en un archivo zip para que ocupen menos espacio en su bandeja de entrada. Además, es posible que desee considerar cargar documentos en una ubicación compartida y proporcionar al destinatario un enlace para acceder a ellos.

Y finalmente, pegar una URL larga en su correo electrónico puede parecer complicado y ocupar un espacio valioso. Use un acortador de enlaces para acortar el texto del enlace o hipervínculo dentro del correo electrónico.

9. Revisar

La ortografía y la gramática correctas son importantes al enviar correspondencia comercial, así que siempre corrija su trabajo antes de presionar enviar. Del mismo modo, verifique dos veces la ortografía del nombre y la dirección de correo electrónico del destinatario. A veces, la autocorrección alterará los nombres.

10. No uses emojis

A menos que el destinatario haya usado emojis al comunicarse contigo en el pasado, resiste la tentación de usarlos tú mismo. Pueden parecer poco profesionales en ciertas culturas empresariales.

11. Responder dentro de las 24 horas

Cuando alguien le envía un correo electrónico y responde dentro de las 24 horas, es una cortesía común. Si ha superado este plazo sin querer, pida disculpas y explique educadamente el retraso.

12. Mantén tu tono profesional

Piense detenidamente en sus opciones de palabras en un correo electrónico y cómo se puede interpretar su intención. Use palabras positivas, como “oportunidades” y “desafíos” en lugar de “obstáculos” y “limitaciones”. Evite la negatividad, el sarcasmo y los adjetivos que pueden hacer que suene demasiado emocional. Tenga cuidado al usar el humor también, ya que puede malinterpretarse.

13. Perfecciona tu firma de correo electrónico

Menos es generalmente más donde firmas de correo electrónico están preocupados. Por lo general, su firma debe incluir solo su nombre, cargo, sitio web de la empresa y un número de teléfono donde se le pueda localizar.

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Saludos por correo electrónico

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Consejos profesionales de saludo por correo electrónico:

  1. Evite el lenguaje de género

  2. Evite los signos de exclamación

  3. Evite el lenguaje casual como “Hola”,

  4. Evite el lenguaje demasiado formal como “Señor” o “Señora”.

  5. Evite usar “A quien corresponda”

  6. Evite usar momentos del día, como “Buenos días” o “Buenas noches”.

  7. Evite usar “Estimado [Job Title]” si es posible

14. Usa CCO apropiadamente

Bcc significa copia oculta, que es similar a Cc excepto que los destinatarios de correo electrónico especificados en el campo Cco no aparecen en el encabezado ni a los destinatarios en los campos Para o CC. Usar Bcc es una buena etiqueta si desea proteger la dirección de correo electrónico de alguien para que no esté expuesta a otros. Por ejemplo, si está enviando un correo electrónico a un grupo de subcontratistas sobre un cambio en la política o el procedimiento, es considerado hacer CCO a todos en la lista. También es una buena idea usarlo si está enviando un boletín semanal a clientes que no se conocen y que desean mantener sus direcciones privadas.

**Lee mas: Preguntas frecuentes sobre cuándo usar CC y BCC

15. Piensa antes de reenviar

Una mejor práctica para el reenvío es resumir lo que se está discutiendo para que el destinatario sepa rápidamente lo que necesita de él. También es importante tener en cuenta que algunos correos electrónicos no están destinados a ser reenviados y pueden contener información privada o confidencial. Tenga cuidado al reenviar.

16. Establecer respuestas informativas fuera de la oficina

Si planea estar fuera de la oficina por un período prolongado de tiempo, configure una respuesta automática de fuera de la oficina para que las personas sepan que no podrá responder a sus correos electrónicos hasta una fecha específica. Incluya un nombre de contacto si hay un asunto urgente. Incluya “Fuera de la oficina” y la fecha en la línea de asunto para que los destinatarios puedan reconocer rápidamente que han recibido una respuesta automática. También es útil incluir la primera línea en el mensaje como: “Este es un mensaje automático mientras estoy fuera de la oficina”.

Lee mas: 15 mensajes fuera de la oficina para profesionales

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