16 herramientas de gestión de programas a tener en cuenta

Por el equipo editorial de Indeed

11 de marzo de 2022

La gestión de programas incluye varias tareas que ayudan a mantener a los empleados centrados en sus funciones, incluidos varios tipos de herramientas de gestión de programas. Por ejemplo, estas herramientas de gestión de proyectos incluyen fórmulas, software, listas de verificación y planes para agilizar la ejecución del proyecto. Además, estas herramientas pueden incluir múltiples tipos que puede usar simultáneamente, según sus preferencias. En este artículo, definimos qué es la gestión de programas, analizamos las herramientas de gestión de programas y destacamos 16 opciones diferentes que pueden funcionar para usted o para sus necesidades de gestión empresarial.

¿Qué es la gestión de programas?

La gestión de programas suele implicar la supervisión de una serie de proyectos interrelacionados de acuerdo con el plan establecido por la empresa. Coordinan cada paso del plan y ayudan a ejecutar sus objetivos generales. Los administradores de programas pueden trabajar en múltiples industrias, incluido el desarrollo y la fabricación de software. Sus tareas incluyen múltiples deberes, como:

  • Definición de controles y procedimientos del programa

  • Informar sobre el progreso del proyecto en varios departamentos

  • Administrar el presupuesto y las finanzas de un programa

  • Mitigación de riesgos y elaboración de planes de contingencia

  • Colaborar con los gerentes de proyecto para garantizar que los proyectos permanezcan conectados

  • Desarrollar y nombrar nuevos miembros del equipo del programa.

¿Qué son las herramientas de gestión de programas?

Los administradores de programas pueden utilizar varias herramientas al ejecutar cada una de sus funciones. Las herramientas a menudo incluyen programas de soluciones internas de la empresa o métodos de uso general apropiados para múltiples situaciones. Por ejemplo, algunas herramientas pueden incluir elementos de diseño ajustables, mientras que otras tienen un propósito, como planificar la integración tecnológica dentro de un proyecto. Los ejemplos de herramientas comunes pueden incluir programas de software, conceptos de gestión simples, listas de verificación, gráficos o fórmulas matemáticas. El uso de la herramienta adecuada puede ayudar a agilizar las funciones de un administrador de programas y minimizar cualquier confusión durante el proceso de un proyecto.

16 tipos de herramientas de gestión de programas

Estos son algunos ejemplos de herramientas de gestión de programas que puede utilizar:

1. Software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos ayuda a automatizar muchas tareas del administrador de programas, como la gestión de tareas, la gestión de cronogramas, la asignación de recursos y los cronogramas de entrega. Como resultado, estas aplicaciones pueden brindar a los profesionales múltiples beneficios para sus carreras. Primero, los gerentes de programas pueden usarlos para planificar y coordinar proyectos simultáneos usando el mismo tablero. También pueden crear gráficos visuales que resalten cómo interactúa cada proyecto, lo que puede ayudar a definir el alcance de cada proyecto en el programa de una empresa.

2. Plan del proyecto

Los planes de proyecto incluyen todos los aspectos del programa, incluido su alcance, estrategia de ejecución, planificación, objetivos y propósito de entrega. Los gerentes pueden crear planes de proyecto con sus líderes de proyecto, ajustar planes a lo largo del proceso de producción e integrar pasos adicionales dentro de los planes según sea necesario. Los planes de proyecto pueden incluir aportes de los líderes del equipo, los empleados del día a día, los propietarios de la empresa e incluso los miembros de la junta. Pueden requerir la aprobación de los miembros de la junta u otros gerentes antes de ejecutarse.

3. Diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es una representación visual de la programación de un proyecto individual. También muestran cómo cada actividad del proyecto se conecta con otra. El uso de esta herramienta puede ayudar a los administradores de programas a realizar un seguimiento de varios proyectos interconectados en un programa general. Los gerentes pueden crear diagramas de Gantt usando software de administración dedicado, programas de hojas de cálculo o plantillas en línea. Dado que estos gráficos pueden rastrear cientos de actividades dentro de un programa, es posible que los gerentes necesiten crear más de uno para proporcionar información detallada.

4. Lista de verificación de hitos

Las listas de verificación de hitos implican un esquema físico del progreso de un programa. Los administradores de programas pueden crear una lista de verificación en hojas de cálculo, luego realizar un seguimiento de su progreso en una computadora o imprimirla para distribuirla entre otros en su departamento. Las listas de verificación pueden ayudar a los profesionales a mantener la comunicación entre los departamentos, ya que a menudo actualizan las listas de verificación al reunirse con los gerentes de proyectos para medir el progreso de un proyecto. Al marcar un hito de la lista, pueden visualizar mejor los objetivos futuros de su proyecto y programa.

5. Cuadros de mando

Los cuadros de mando permiten a los administradores de programas contrastar el desempeño de un empleado con el proceso general de un proyecto. Los gerentes pueden observar a los miembros del equipo directamente y calificar a cada uno según múltiples factores. Por ejemplo, pueden calificar la precisión, los hábitos de trabajo y la experiencia de los empleados. También pueden calificar varios elementos de producción y producir una calificación integral para cada aspecto. Algunos gerentes pueden presentar cuadros de mando a los miembros del equipo para ayudarlos a mejorar los esfuerzos de sus proyectos. También pueden presentar cuadros de mando a la alta gerencia y recursos humanos, mostrando el éxito del programa y brindando información sobre contratación, promoción y despido.

6. Revisiones de proyectos

Esta herramienta proporciona a los administradores de programas un examen completo del proceso general de un proyecto. Por lo general, implica auditorías de terceros por parte de departamentos internos dentro de una empresa. Estas revisiones brindan información general sobre el progreso del proyecto y brindan consejos útiles para mejorar la ejecución de un proyecto. También pueden realizar un seguimiento de los objetivos del proyecto y proporcionar una guía sobre la mejor manera de alcanzarlos. Por ejemplo, si un gerente de programa identifica un problema similar en los procesos de producción para varios programas, podría desarrollar nuevos protocolos y describirlos en un documento de revisión.

7. Revisiones de entrega

Las revisiones de entrega permiten a los administradores de programas realizar un seguimiento de todas las entregas de proyectos, incluidos los productos terminados. Por lo general, un grupo de supervisores externos realiza estas revisiones de entrega y presenta información en informes a los gerentes de programa y las partes interesadas. Por ejemplo, las revisiones de entrega pueden analizar la calidad del producto, la velocidad y la precisión de la entrega y mostrar qué tan bien todos los equipos lograron sus objetivos. Los administradores de programas pueden usar esta información al planificar nuevas entregas o medir el éxito general de un programa.

8. FODA

El análisis de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (FODA) proporciona a los administradores de programas informes que analizan los resultados potenciales de un programa, incluidos los riesgos potenciales y las oportunidades de crecimiento. Pueden incluir formas de optimizar la producción o administrar factores ambientales internos, como las relaciones con los empleados, la influencia de las partes interesadas y el presupuesto disponible de un programa. Un análisis FODA también puede examinar factores externos, como competidores potenciales, fortaleza general del mercado y desarrollo de la cadena de suministro.

9. PLAGAS

Los informes políticos, económicos, sociales y tecnológicos (PEST) examinan los factores de riesgo políticos y económicos, como los resultados de las elecciones, las tasas de interés cambiantes y el desempeño del mercado de valores. También pueden informar sobre factores sociales, como la percepción pública de una empresa, o el efecto de los cambios tecnológicos, como nuevos inventos o técnicas de producción actualizadas. Los administradores de programas pueden usar estos informes para rastrear el resultado potencial de un programa dentro de un mercado específico.

10. RACI

Los informes responsables, responsables, consultados e informados (RACI) implican definir los roles y deberes de cada empleado dentro de un programa. Para crear este informe, los gerentes de programa normalmente examinan cómo interactúan estos roles y verifican qué tan bien cumple cada miembro con sus roles, luego brindan informes detallados que describen estos factores. Los gerentes de programa pueden usar estos diagramas para evaluar la eficiencia de cada función y tarea dentro de un proyecto y luego presentar esta información a los gerentes de proyecto, líderes de equipo u otras partes interesadas en una empresa.

11. Diagrama de causa y efecto

Los diagramas de causa y efecto comparan cómo un factor del proyecto influye directamente en otro. Por ejemplo, estos diagramas pueden examinar factores como la disponibilidad de materiales, las reparaciones de equipos, la capacitación en seguridad y los procesos de contratación de empleados para medir cómo cada uno afecta la ejecución del programa. Los administradores de programas también pueden llamar a estos diagramas de espina de pescado, ya que imitan visualmente un esqueleto de pescado a medida que se ramifican desde varios puntos de partida a múltiples puntos finales. Suelen proporcionar a los directores de programas y otros líderes información detallada sobre los posibles resultados del proyecto.

12. Mapa de riesgos

Los mapas de riesgo analizan los riesgos potenciales del proyecto para medir su probabilidad, además de sus impactos en un programa general si ocurren. Por lo general, clasifican la probabilidad de riesgo como baja, media o alta, y luego miden el impacto del riesgo como bajo o alto. Algunos mapas de riesgo pueden incluir soluciones potenciales, incluido el ajuste de los procesos de fabricación o el cambio de las estrategias de marketing. Los mapas de riesgos pueden incluir diseños basados ​​en listas o integrar varias plantillas de gráficos, según las preferencias de un profesional. Los administradores de programas trabajan con los líderes de proyectos para desarrollar los criterios para estas clasificaciones y elegir un formato accesible para una empresa.

13. Resumen del perfil de riesgo

Los perfiles de riesgo resumidos examinan problemas potenciales en un método o estrategia de proyecto. Los gerentes de programa pueden hacer múltiples perfiles de riesgo resumidos para cada proyecto, clasificando los riesgos potenciales por tipo y alcance para minimizar cualquier confusión durante el proceso de planificación. Por ejemplo, pueden incluir riesgos de organización, ejecución, gestión, fabricación, entrega y recursos humanos en perfiles separados. Los perfiles de riesgo resumidos pueden contrastar el nivel de riesgo que presenta cada proyecto con su valor general como inversión. Si un profesional descubre demasiados factores de riesgo, puede usar el perfil para pensar en posibles soluciones.

14. Gráficos de radar

Los gráficos de radar, también llamados gráficos de araña, implican un gráfico de riesgos del proyecto basado en una cuadrícula. Visualizarlos le permite a un gerente determinar cómo podrían afectar la ejecución de un programa. Los profesionales suelen colocar elementos de bajo riesgo hacia el centro del gráfico, luego colocan líneas en espiral hacia afuera desde esta posición en forma de red. Los administradores de programas califican estos riesgos en función del impacto y la importancia, y algunas personas pueden integrar soluciones de riesgos potenciales dentro de su gráfico de araña. Pueden usar estos gráficos para presentar información a los propietarios de la empresa y otras partes interesadas clave de una manera accesible y estéticamente agradable.

15. Matriz de partes interesadas

Una matriz de partes interesadas es un gráfico que mide cuánto puede modificar una parte interesada un proyecto y si las metas de este individuo coinciden con los objetivos de una empresa. Estas personas pueden incluir gerentes intermedios, gerentes senior, usuarios finales, proveedores, socios y accionistas. Un cuadro detallado puede ayudar a los administradores de programas al planificar la ejecución del proyecto al guiarlos hacia un miembro del personal relevante en una empresa. Una matriz de partes interesadas también puede ayudar a registrar todos los objetivos de las partes interesadas y priorizar los métodos de planificación en función de estas necesidades.

16. Árbol de decisión

Los árboles de decisión examinan cómo varios procesos de toma de decisiones y eventos inesperados, como los resultados de la competencia, pueden influir en los proyectos de un programa y sus resultados generales. Por ejemplo, estos gráficos pueden incluir decisiones como agregar una nueva máquina a un proceso de fabricación o contratar a un nuevo empleado. Los gerentes agregan estas decisiones a un gráfico como ramas individuales, destacando los efectos de estas decisiones en un proyecto o un programa general. Los administradores de programas pueden crear múltiples árboles de decisión para cada proyecto dentro de un programa para crear visualizaciones simplificadas de cada proceso.

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