16 consejos para planificar eventos exitosos

Por el equipo editorial de Indeed

10 de marzo de 2022

Si usted es un planificador de eventos que se está preparando para organizar su próximo evento, tener excelentes habilidades de planificación de eventos puede ser útil mientras lo organiza. Los clientes pueden tener diferentes expectativas para cada evento, por lo que es importante identificar técnicas que lo ayuden a navegar a través del proceso de planificación. Identificar consejos o técnicas útiles puede mejorar sus habilidades de planificación de eventos para garantizar que sus eventos sean exitosos. En este artículo, abordamos qué es la planificación de eventos, explicamos qué es un planificador de eventos y brindamos 16 consejos para planificar eventos de manera efectiva.

¿Qué es la planificación de eventos?

La planificación de eventos es el acto de organizar y gestionar un evento, actividad u ocasión. Algunos ejemplos de categorías de eventos incluyen reuniones sociales, seminarios, ceremonias de boda, reuniones corporativas, eventos de caridad y diversas celebraciones. La planificación de eventos a menudo implica las siguientes tareas:

  • Elaboración de presupuestos

  • personal organizador

  • Creación de horarios para el personal.

  • Establecimiento de cronogramas para cada evento

  • Selección y reserva de lugares

  • Contratación de proveedores

  • Coordinación de transporte de invitados.

  • Alquiler de equipos

  • Diseño de la maquetación del evento.

¿Qué es un planificador de eventos?

Un Organizador de eventos es un profesional en la industria de eventos que es responsable de planificar y administrar reuniones y eventos especiales. Supervisan todos los aspectos del evento para asegurarse de que se desarrolle según lo planeado. Los planificadores de eventos a menudo administran presupuestos, establecen fechas de eventos, seleccionan lugares y organizan alojamiento para invitados. Los deberes particulares de un planificador de eventos dependen de muchos aspectos, incluidos el tamaño y la categoría del evento, la educación del planificador y su experiencia en la planificación de eventos.

Lee mas: Aprenda a ser un planificador de eventos

16 consejos para la planificación de eventos

Aquí hay 16 consejos de planificación que puede usar mientras se prepara para su próximo evento:

1. Comience a planificar temprano

Primero, debe establecer un objetivo específico para el evento. Determine cuál es el objetivo final del evento. Puede ser una recaudación de fondos, un evento social o un retiro corporativo. Tener claro el propósito de su evento lo ayudará a mantenerse enfocado en los detalles importantes del evento, desde la elección del lugar hasta la obtención de patrocinadores.

Comience a preparar y planificar el evento con suficiente anticipación para asegurarse de hablar con los proveedores y los lugares, reservar con ellos y planificar un cronograma para todos los aspectos de la función. La planificación temprana puede ayudarlo a identificar posibles obstáculos, diseñar soluciones y brindar un evento exitoso.

2. Cíñete a un presupuesto

Determine cuánto puede gastar en el lugar, el catering, el entretenimiento y los costos varios. Recuerde considerar todos los costos potenciales desde el principio para evitar terminar con una cifra superior a su estimación inicial.

3. Póngalo por escrito

A medida que negocie contratos con sus proveedores, asegúrese de incluir reglas sobre lo que sucede cuando se producen cambios significativos de uno a tres meses, de una a cuatro semanas y el día del evento. Configure a sus proveedores con las mismas políticas y costos de recargo por pagos atrasados ​​que utiliza con sus clientes. Además, asegúrese de obtener su alcance de trabajo por escrito también.

4. Elige un lugar con cuidado

Conozca a su público cuando busque el lugar adecuado para su función. Elija un ambiente donde sus invitados se sientan cómodos. Por ejemplo, una conferencia para altos ejecutivos necesita un lugar más formal que uno utilizado para una actividad de trabajo en equipo.

5. Planifica tu programa

Considere lo que desea incluir en el programa del evento. Por ejemplo, es posible que desee tener un orador principal, talleres o ferias comerciales. Si bien puede continuar afinando los detalles hasta el gran día, sus invitados querrán saber qué esperar. Proporcióneles el marco básico, o agenda, tan pronto como sea posible.

6. Tenga un plan de respaldo de proveedor

Asegúrese de comunicarse con los proveedores y los lugares un mes antes del evento para asegurarse de que todos estén listos para su evento. Revise los contratos para que pueda evitar la falta de comunicación. Si algo sale mal con sus proveedores, probablemente será un problema de última hora. Lo mejor es tener al menos tres opciones de respaldo, con todos sus detalles relevantes disponibles, para cada tipo de proveedor que necesitará su evento.

7. Crea una línea de tiempo y una lista de verificación

Los plazos tienden a funcionar mejor que las listas abiertas de tareas pendientes, por lo tanto, tan pronto como sea posible, comience a finalizar cuando se deban tomar decisiones específicas y se deban realizar ciertos trabajos para mantenerse encaminado.

Las listas de verificación pueden ayudarlo a organizar la información para que pueda comprender qué tareas debe realizar, crear plazos para cada tarea e identificar cualquier apoyo adicional que pueda necesitar. Una lista de verificación también puede ayudarlo a crear estimaciones financieras y de tiempo mientras se encuentra en la fase de preparación. Además, tener una lista de verificación puede facilitar la medición de su progreso a medida que completa cada tarea para su evento.

A medida que se acerca la fecha del evento, actualice su cronograma y lista de verificación con estas preguntas sugeridas en mente:

  • ¿Cuándo llegan los vendedores?

  • ¿Quién es el punto de contacto?

  • ¿Cuándo debe estar lista la comida?

  • ¿En qué momento la banda en vivo debe dejar espacio al disc jockey?

8. Considere contratar a un fotógrafo

Puede reservar dinero para pagarle a un fotógrafo o camarógrafo experto para conmemorar su evento. Investigue fotógrafos y camarógrafos cerca de su lugar y contáctelos para obtener cotizaciones. A menudo, los videógrafos y fotógrafos tienen precios de paquetes de eventos o una tarifa por hora que pueden recomendarle al hacer la reserva. Fotografiar o filmar su evento puede proporcionar contenido útil para todos los canales de medios. Las fotos en el sitio también pueden brindarles a los asistentes un recuerdo especial para llevar a casa de un evento entretenido.

9. Red con otros en la industria de planificación de eventos

Los planificadores de eventos a menudo desarrollan relaciones con los proveedores y lugares de eventos, por lo que pueden tener una variedad de opciones para considerar al planificar un evento. Hacer conexiones con otros profesionales de la industria puede ayudarlo a identificar qué proveedores y lugares son los mejores para qué funciones. Estas conexiones también pueden ayudarlo a promocionar sus servicios y generar clientes potenciales.

10. Comunicarse efectivamente con los proveedores y el personal

Proporcionar canales claros para la comunicación con proveedores, patrocinadores, clientes y personal de la empresa puede ayudarlo a coordinar un evento de manera más eficiente. Asegúrese de que todos los involucrados sepan que usted está disponible en cualquier momento y anímelos a que se comuniquen con ellos si tienen preguntas o inquietudes. Los métodos de comunicación incluyen correspondencia por correo electrónico, reuniones en persona, chats de video y llamadas telefónicas.

11. Plan para los desafíos

Puede enfrentar desafíos u obstáculos durante el proceso de planificación o el evento en sí, por lo que es esencial prepararse para tales desafíos al principio del proceso de planificación. Cree una lista de posibles desafíos, como el clima, poca asistencia, cancelaciones de última hora o ausencia del personal del evento. Luego, cree soluciones para estos escenarios, que incluyen:

  • Tener un lugar de respaldo para consultar si el clima lo permite

  • Tener proveedores adicionales para contactar en caso de cancelaciones

  • Programar miembros adicionales del personal para el evento en caso de enfermedad

  • Usar estrategias de marketing para promover el evento de manera efectiva para aumentar la asistencia

12. Comparte tu plan de respaldo

Es importante prepararse para ejecutar un evento exitoso, incluso si ocurren contratiempos. A veces, los acontecimientos requieren superar obstáculos imprevistos. Es útil tener un plan de respaldo para garantizar que su evento sea un éxito, independientemente del plan de acción que utilice. Comparta sus planes de respaldo con el personal, los proveedores y el lugar para obtener la aprobación y explicar qué políticas y procedimientos seguir en caso de que ocurra un obstáculo.

13. Implementar estrategias de promoción de eventos

Es útil comenzar a promocionar su evento con unos meses de anticipación para crear anticipación para las festividades y darles a los asistentes potenciales tiempo para planificar su evento y confirmar su asistencia. Use herramientas de publicidad promocional como invitaciones en redes sociales o campañas publicitarias en línea. También podrá crear productos promocionales como llaveros, bolígrafos o stickers, con la fecha y hora del evento. En sus promociones en línea, incluya información interesante sobre la comida y bebida del evento, patrocinio, animadores, vendedores, tema y vestimenta adecuada.

14. Utiliza el marketing en las redes sociales

Marketing de medios sociales es una excelente herramienta en línea para llegar a los invitados y persuadirlos para que asistan a su evento. Le permite anunciar el evento en varias páginas de redes sociales para brindar detalles exclusivos y actualizaciones emocionantes, como quién patrocina el evento, cuál es el tema y qué artistas actúan. También puede incluir la cronología del evento, los precios de las entradas y la ubicación. Un mes antes del evento, implementar una campaña en las redes sociales puede maximizar el alcance de la audiencia y la asistencia de invitados. Otras formas de usar las redes sociales incluyen:

  • Motivar a los invitados a asistir y compartir contenido mediante concursos de obsequios en varias plataformas

  • Animar a los invitados a publicar imágenes o videos del evento con un hashtag en su pie de foto para dar a conocer la marca

  • Pedir a los invitados que compartan el evento en sus perfiles de redes sociales para recibir un código de descuento o alojamiento especial durante el evento

15. Tenga un plan de limpieza

Tu evento no termina cuando tus invitados se van. Considere cada pequeño detalle desde la configuración hasta la marcha atrás. No olvide la recolección de basura, aunque estos servicios a veces se incluyen en las tarifas del lugar. Un evento exitoso tiene que ver con los detalles, incluso los más pequeños.

16. Pide retroalimentación

Para evaluar el éxito general de su evento e identificar oportunidades de mejora, recopile comentarios de su personal, proveedores, asistentes y clientes. Tener comentarios procesables lo ayudará a mejorar sus eventos futuros.

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Cómo mejorar sus habilidades de planificación de eventos

Los planificadores de eventos pueden necesitar una variedad de habilidades para planificar y organizar varios tipos de eventos. Los planificadores de eventos pueden ser responsables de muchos aspectos de un evento, desde reservar servicios de catering hasta seleccionar un esquema de colores o un tema para la fiesta, por lo que es valioso tener excelentes habilidades de planificación de eventos mientras se sigue esta carrera. Algunas habilidades de planificación de eventos incluyen:

  • Atención a los detalles: planificar la decoración de la mesa, el follaje y la iluminación, acomodar a los invitados y seguir los plazos requieren una gran atención a los detalles. Ser orientado al detalle puede ayudarlo a prevenir conflictos en la línea de tiempo o con un cliente con respecto a sus expectativas para el evento.

  • Comunicación interpersonal: Supervisar a los miembros del personal, comunicarse con profesionales de la industria e interactuar con los invitados durante un evento implica habilidades de comunicación interpersonal. Estas habilidades pueden garantizar que se está comunicando de manera genuina y transmitiendo información, de modo que todas las personas con las que interactúa comprendan qué esperar antes, durante y después del evento.

  • Multitarea: la gestión del tiempo, la priorización, la concentración y las habilidades de afrontamiento son habilidades multitarea que permiten a los planificadores de eventos sobresalir en su profesión. Habilidades multitarea son esenciales en este puesto porque muchas partes de un evento pueden ocurrir a la vez, como responder preguntas sobre el cronograma de catering mientras se comunica al cliente sobre la asistencia.

  • Organización: Excelente habilidades de organización implican el uso de la gestión del tiempo y la coordinación para brindar apoyo a lo largo de los procesos organizativos de planificación de un evento. Un planificador de eventos utiliza habilidades organizativas al crear cronogramas, seguir un presupuesto, programar personal y proveedores y cumplir con los plazos de eventos para reservar lugares y entretenimiento.

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