14 preguntas de la entrevista de procesamiento de subvenciones federales (con respuestas de muestra)

Por el equipo editorial de Indeed

3 de enero de 2022

Una subvención es un fondo no reembolsable otorgado a un grupo o individuo para un propósito específico, generalmente destinado a beneficiar al público. Muchas subvenciones provienen de agencias federales, que siguen un proceso definido para recibir, examinar y otorgar a los solicitantes. Si está interesado en obtener un puesto como administrador de subvenciones, oficial de subvenciones, especialista en subvenciones y cuentas o un rol similar para una agencia de concesión federal, es importante saber cómo abordar su capacidad para manejar el proceso de concesión.

En este artículo, presentamos y discutimos varias preguntas de la entrevista relacionadas con el procesamiento de subvenciones federales, con una respuesta de muestra para cada una para guiarlo.

Preguntas de la entrevista de procesamiento de subvenciones federales con ejemplos de respuestas

El procesamiento de subvenciones federales se refiere a las actividades relacionadas con el cumplimiento del ciclo de vida de la subvención, un proceso lineal mediante el cual una agencia otorgante federal crea una oportunidad de financiación, recibe solicitudes, evalúa a los solicitantes y entrega la financiación. Las siguientes preguntas y respuestas de muestra pueden ayudarlo a prepararse para una entrevista que involucre consultas sobre su capacidad para llevar a cabo este proceso:

1. ¿Qué tan familiarizado está con el proceso de concesión?

Como gerente, oficial o especialista de subvenciones, es su responsabilidad hacer un seguimiento del proceso y llevar a cabo sus fases. Con esta pregunta, el entrevistador está probando su familiaridad con el proceso y si ha tenido experiencia profesional relevante para el trabajo. Si tiene experiencia, consulte una función anterior y describa sus funciones en relación con el proceso. De lo contrario, proporcione una descripción completa del proceso de concesión.

Ejemplo: “Anteriormente fui administrador de subvenciones de una organización comunitaria sin fines de lucro, por lo que el proceso comenzó con la búsqueda y comunicación con los donantes. A partir de ahí, anunciamos la oportunidad de la subvención dirigiéndonos a las comunidades solicitantes, como las escuelas locales, para nuestras subvenciones relacionadas con la educación. Luego, examinamos y revisamos las solicitudes antes de que las partes interesadas seleccionadas del programa determinaran los ganadores”.

2. ¿Qué cualidades personales crees que son imprescindibles para tramitar una subvención?

Esta pregunta tiene como objetivo revelar qué características y competencias cree que son las más importantes para un rol de procesamiento de subvenciones. Para el entrevistador, las cualidades que mencionas son las que probablemente poseas. Aquí, concéntrese en las cualidades mencionadas en la descripción del trabajo.

Ejemplo: “Para el procesamiento de subvenciones, es vital ser competente en finanzas y contabilidad, para garantizar que los fondos sean suficientes y que un programa de subvenciones sea factible. También creo que las habilidades de comunicación son absolutamente necesarias, ya que estás constantemente en correspondencia con los solicitantes y adjudicatarios, particularmente durante la fase posterior a la adjudicación”.

3. ¿Cómo evaluaría inicialmente las solicitudes que recibe para una subvención?

Después de recibir las solicitudes, la selección es el primer paso para determinar los ganadores. Esta pregunta pone a prueba su familiaridad con el proceso de selección inicial. Los profesionales de subvenciones experimentados pueden proporcionar una descripción del proceso que siguieron en organizaciones anteriores. De lo contrario, investigue el proceso de subvenciones federales y base su respuesta en sus hallazgos.

Ejemplo: “Desafortunadamente, no es factible leer todas las solicitudes detenidamente, por lo que lo primero que debe hacer es determinar si un solicitante ha incluido todos los elementos necesarios. Un adjunto de presupuesto, por ejemplo, es un requisito común para las solicitudes de subvenciones, por lo que puede descartar automáticamente cualquier aplicación a la que le falte el archivo adjunto”.

4. ¿Cómo evaluaría las aplicaciones posteriores a la pantalla?

Después de la selección, cada una de las solicitudes restantes se somete a una revisión y evaluación exhaustivas. Una vez más, puede recordar su experiencia previa o basar su respuesta en investigaciones sobre el tema. Utilice un ejemplo para ilustrar la variedad del procedimiento.

Ejemplo: “Evaluar las solicitudes restantes puede ser un desafío, especialmente para las subvenciones discrecionales. Es importante haber establecido una rúbrica para que haya un sistema uniforme en el que basar las evaluaciones. Con eso en su lugar, yo y otros miembros del comité de subvenciones nombraríamos expertos independientes a un panel de revisión. Después de que cada experto haya leído las solicitudes, se reunirían para discutir los méritos de cada uno y discutir los adjudicatarios más probables”.

5. ¿Cómo evalúa el riesgo durante el proceso de concesión?

El riesgo se refiere a los factores que podrían conducir a una mala gestión o uso indebido de los fondos de la subvención por parte de los solicitantes. La evaluación del riesgo es un paso esencial para determinar los adjudicatarios. En sus respuestas, identifique criterios importantes que puedan ayudar a minimizar el riesgo.

Ejemplo: “Principalmente examino tres áreas de preocupación en el solicitante. Estas son su estabilidad financiera, la calidad de sus sistemas de gestión y su historial de desempeño con adjudicaciones anteriores. Si encuentro que el solicitante es solvente, tiene protocolos establecidos para garantizar uso adecuado de los fondos y ha utilizado los fondos anteriores de manera adecuada, puedo estar seguro de que pueden hacer lo mismo con nuestros fondos”.

6. ¿Cómo puede garantizar la integridad de un programa de subvenciones?

La integridad se refiere a asegurarse de que los beneficiarios reciban las subvenciones en función de sus méritos, no de prejuicios internos o relaciones de los solicitantes con el personal del programa de subvenciones. Los programas de subvenciones suelen tener políticas establecidas para ayudar a garantizar la equidad y la objetividad. En su respuesta, demuestre su conocimiento de tales políticas y cómo espera mantener su eficacia.

Ejemplos: “Creo que mantener la integridad comienza con la transparencia sobre el proceso de concesión. Con este fin, me aseguraría de ser claro sobre los requisitos de elegibilidad, los propósitos de nuestras subvenciones y cómo seleccionamos a los beneficiarios. Los conflictos de intereses también son una preocupación constante. , para lo cual implementaría un sistema integral de investigación de antecedentes para garantizar la imparcialidad de los miembros del panel de revisión”.

7. ¿Cómo puede garantizar la ejecución exitosa del proceso de subvención?

Este tipo de pregunta se refiere a su estilo de gestión. Debido a las múltiples fases y muchos pasos del proceso, es importante estar bien coordinado en sus esfuerzos. Proporcione una descripción clara de cómo puede delegar roles y motivar a otros en el personal.

Ejemplo: “Trato de identificar las fortalezas de cada miembro del personal y delegar responsabilidades en consecuencia. Alguien con experiencia en marketing, por ejemplo, sería ideal para anunciar y promover una subvención. También es fundamental tener claras las expectativas. Mi objetivo es cree objetivos bien definidos para cada paso del proceso y asigne roles para supervisar cada uno”.

8. ¿Qué constituye un programa de subvenciones exitoso?

La forma en que mide la eficacia de un programa de subvenciones puede revelar detalles sobre su actitud hacia su trabajo y el proceso de concesión. Trate de demostrar un enfoque metódico de su trabajo refiriéndose a las metas y cómo informan su noción de una subvención exitosa. Si es posible, utilice un ejemplo que se refiera a una subvención en la que haya trabajado.

Ejemplo: “La determinación de si una subvención es exitosa comienza con el establecimiento de sus metas al comienzo del proceso. Para una subvención de financiamiento extracurricular que administré anteriormente, nuestra meta era asegurarnos de que tantos jóvenes como fuera posible tuvieran un lugar donde pudieran estar seguros y perseguir intereses que podrían beneficiar su futuro. Con ese fin, determinamos que el éxito de dicho programa implicaría obtener subvenciones para tantas organizaciones comunitarias como pudiéramos”.

9. ¿Cómo prioriza su trabajo?

El proceso de subvención implica muchos plazos para garantizar que el proceso de solicitud se desarrolle sin problemas y que los beneficiarios reciban sus fondos a tiempo. Con esta pregunta, el entrevistador está tratando de entender cómo organizaría su trabajo para garantizar la ejecución oportuna de una subvención. En su respuesta, incluya cómo programa su día y realiza un seguimiento de las tareas.

Ejemplo: “La forma en que priorizo ​​mi trabajo generalmente depende de la fase del proceso de concesión. En la fase previa a la concesión, puedo programar mi día en torno a discusiones exhaustivas con las partes interesadas sobre objetivos, plazos y requisitos. Por lo tanto, es importante que determine qué temas son los más importantes y guíe activamente las conversaciones para garantizar que no tomen demasiado tiempo. A menudo, la prioridad de una tarea queda clara. Por ejemplo, se necesita una rúbrica antes de ingresar al proceso de revisión, por lo que supervisar su la creación suele ser la tarea más importante en ese momento”.

10. ¿Cómo manejaría una solicitud urgente de asistencia en un informe cuando tiene su propio plazo importante que cumplir?

La presentación de informes es necesaria durante todo el proceso de subvención, ya que mantiene a los interesados ​​actualizados sobre cuestiones como los estados financieros y las actividades del proyecto. Esta pregunta se relaciona con su capacidad para realizar múltiples tareas y manejar situaciones desafiantes. En este caso, intente usar el método STAR, que significa situación, tarea, acción y resultado, para describir una situación similar que haya enfrentado en el pasado o para imaginar un curso de acción efectivo para la circunstancia presentada.

Ejemplo: “He estado en una situación similarmente desafiante en el pasado, cuando un supervisor me pidió que creara la presentación de diapositivas para la presentación que se daría al día siguiente. En ese momento, un colega y yo estábamos trabajando en un informe para las partes interesadas, que debíamos entregar al final de la semana. Inmediatamente hice un inventario de mi horario y lo ajusté. Dada la urgencia de la presentación de diapositivas, le expliqué la situación a mi colega y le dije que primero dedicaría tiempo a la presentación de diapositivas antes volviendo con toda su fuerza al informe.

Completar ambas asignaciones en plazos tan ajustados requirió algunas horas adicionales durante algunos días, pero la experiencia me demostró que puedo enfrentar circunstancias tan difíciles a través de una planificación e implementación cuidadosas”.

11. ¿Qué le resulta desafiante al establecer un presupuesto de subvención?

El presupuesto es esencial para crear un programa de subvenciones factible. Esta pregunta evalúa su conocimiento sobre presupuestos y su capacidad para prever desafíos presupuestarios. En su respuesta, discuta los preparativos que puede tomar para mitigar un desafío común:

Ejemplo: “El desafío principal es determinar los requisitos del presupuesto, especialmente cuando estamos planificando el presupuesto antes de que se anuncie una solicitud. En tales casos, reviso las mismas solicitudes o solicitudes similares de años anteriores para estimar nuestros requisitos y enumerar los elementos del presupuesto. I luego sopese estas estimaciones contra los riesgos potenciales para determinar los requisitos finales”.

12. ¿Qué criterios requeriría para la documentación de los gastos de la subvención?

La documentación ayuda a garantizar que los beneficiarios utilicen los fondos de la subvención según lo previsto. Establecer los criterios adecuados puede determinar el grado en que los adjudicatarios cumplen con su obligación. En su respuesta, explique los criterios que menciona.

Explicación: “Un criterio sin duda sería el desglose de los gastos, ya que conocer el objeto del gasto es tan importante como saber su monto. Otro sería el seguimiento del tiempo, ya que el monto y la duración del trabajo afectan directamente la cantidad de fondos que se destinan a pagar a los empleados. Estas medidas pueden ayudar a determinar si los gastos son permisibles y razonables”.

13. ¿Cómo gestionaría la correspondencia con los premiados?

Los beneficiarios de subvenciones a menudo requieren asistencia para navegar el proceso de concesión y las normas de cumplimiento. Manejar el contacto con ellos es vital para el buen funcionamiento de una agencia de adjudicación. En su respuesta, discuta una solución al desafío actual de la correspondencia.

Ejemplo: “Creo que es importante designar una persona de contacto con conocimientos para cada adjudicatario. Esta persona actúa como una especie de administrador para el destinatario. Al estar bien informado, puede responder cualquier pregunta relacionada con el proceso y las regulaciones, o bien remitirlos a la autoridad apropiada. Esto separa efectivamente la correspondencia en su propio departamento que funciona bien”.

14. ¿Cómo mejoraría nuestros programas de subvenciones?

Esta pregunta evalúa simultáneamente su conocimiento del empleador, su comprensión del proceso de concesión y el valor que puede ofrecer a la organización. Para prepararse, asegúrese de investigar los programas de subvenciones existentes de la agencia. Durante la entrevista, mencione un programa e identifique un área importante de mejora relacionada con él.

Ejemplo: “Creo que el fondo de pequeñas subvenciones para su programa de intercambio puede servir a una amplia gama de comunidades en todo el mundo, pero creo que el conocimiento tanto del fondo como del programa podría ser mejor. Me gustaría centrarme en promover el intercambio programa y su valor para la comunidad mundial y anunciar de manera más completa las subvenciones a las comunidades solicitantes”.

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