13 consejos de gestión de proyectos para ayudarte a tener éxito

Por el equipo editorial de Indeed

7 de octubre de 2021

Ser un gerente de proyecto implica muchas responsabilidades, incluido el seguimiento de los plazos, el seguimiento de los presupuestos y ayudar a los equipos con el trabajo. Es importante que los gerentes de proyecto sigan aprendiendo y desarrollando habilidades para mejorar los resultados del proyecto. En este artículo, discutimos las funciones y responsabilidades de un gerente de proyecto y recomendamos 13 consejos de gestión de proyectos para ayudarlo a usted y a su empresa a tener éxito.

Roles y responsabilidades de los gerentes de proyecto

Los gerentes de proyecto están a cargo de planificar, organizar y dirigir proyectos específicos para una organización. Se aseguran de que los equipos completen los proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y dentro del alcance. Las responsabilidades específicas de un gerente de proyecto pueden variar según su industria, organización y los proyectos que administra, pero algunos deberes comunes incluyen:

  • Revisar los requisitos del cliente

  • Establecer un cronograma y un presupuesto

  • Recopilación de recursos, incluidos materiales y miembros del equipo.

  • Supervisar el progreso y ayudar al equipo según sea necesario.

  • Trabajar directamente con el cliente para realizar cambios y actualizaciones en el proyecto.

13 consejos de gestión de proyectos

Aquí hay 13 consejos de gestión de proyectos para ayudarte con tu propia carrera:

1. Selecciona tu equipo

Al planificar su proyecto, es importante priorizar el equipo. Cuando esté a cargo de un proyecto, pregúntese qué habilidades y experiencia necesitará para que sea un éxito. Determine si necesita contratar a un nuevo empleado o subcontratar algunas tareas a un profesional independiente durante las primeras fases del desarrollo de un nuevo proyecto. Para dar el mayor valor y apoyo a su causa, asegúrese de que todos los involucrados tengan suficiente información sobre su organización y los objetivos del proyecto.

2. Determinar los requisitos esenciales

Identifique los criterios esenciales y determine qué quiere lograr y por qué para establecer el alcance y crear metas. Puede ser tan simple como aumentar su producción de marketing o tan complicado como inventar y lanzar un nuevo producto en su empresa. Identifique a todos los clientes y partes interesadas clave antes de comenzar el proyecto para conocer sus necesidades y expectativas. Después de eso, puede desarrollar una lista de los recursos que necesitará, como personas, tiempo, dinero y herramientas.

3. Maximiza la colaboración

La colaboración efectiva es un aspecto vital para lograr excelentes resultados en los proyectos. Como gerente de proyectos, puede mejorar sus procedimientos de colaboración para lograr los resultados esperados, como lanzar el producto dentro del marco de tiempo, mantenerse por debajo del presupuesto y alcanzar altos KPI de proyectos terminados. Establezca canales y métodos de comunicación para su equipo para que puedan trabajar fácilmente entre sí. Puede ser útil tener reuniones de equipo periódicas, como diarias o semanales, para recopilar actualizaciones de progreso y ver cómo los miembros del equipo pueden ayudarse entre sí.

4. Separa tus objetivos

Separe sus objetivos principales en hitos, asigne a alguien a cada tarea establecida y desarrolle un ciclo de vida del proyecto con fechas específicas para que sean procesables. Establecer hitos y analizarlos regularmente puede hacer que sus objetivos sean considerablemente más alcanzables. Considere revisar cada hito después de completarlo para ver si puede realizar mejoras en el próximo hito.

5. Contener los riesgos potenciales

La gestión de riesgos es esencial para mitigar posibles contratiempos que podrían ocurrir durante su proyecto. Cada proyecto contiene cierto nivel de riesgo que probablemente deba tener en cuenta durante la planificación. Si está trasladando aplicaciones y datos a la nube, por ejemplo, debe tener en cuenta los riesgos de seguridad que conlleva. Pídale a su equipo que lo ayude en la planificación de riesgos para identificar todos los obstáculos potenciales.

6. Reduce las distracciones

Si es posible, trate de mantener a su equipo enfocado en un proyecto a la vez para reducir las distracciones. Cuando usted y su equipo estén trabajando, intente alentar a todos a dedicar períodos de tiempo específicos para trabajar sin interrupciones. Puede poner dispositivos y canales de comunicación en “No molestar” durante períodos de aproximadamente una hora para concentrarse solo en el proyecto.

7. Haz uso de un software de gestión de proyectos

La mayoría de los gerentes de proyectos han encontrado que la tecnología es beneficiosa, especialmente el software y las plataformas de gestión de proyectos. Las soluciones típicas de gestión de proyectos sirven como un área central para todos los datos del proyecto, con la capacidad de traducir los datos en diagramas de Gantt, plazos y paneles. El software de gestión de proyectos proporciona una plataforma fusionada para todo el equipo, lo que permite a los empleados hacer comentarios y marcar las tareas como completas para que el proyecto siga avanzando.

8. Administra tu tiempo

La capacidad de administrar su tiempo es fundamental para completar cualquier tarea. Puede usar varias tácticas de administración del tiempo para ayudarlo a tener éxito. Una de las tácticas de gestión del tiempo más eficaces es tener un plan de proyecto bien definido, que afecte a todas las fases de un proyecto. También es útil dedicar más tiempo a cada hito como una forma de gestión de riesgos.

9. Preste atención a un proyecto a la vez

Si es posible, intente completar solo un proyecto a la vez para dedicar todo su esfuerzo y concentración. Esto puede ayudarlo a completar el proyecto más rápido y limitar las distracciones y los errores. Si necesita administrar varios proyectos al mismo tiempo, dedique tiempo específico para cada uno a lo largo del día. Haga un calendario para cada proyecto, luego trabaje en un solo proyecto durante el tiempo que programó.

10. Prueba todos tus entregables

Puede convertir los hitos que establezca en entregables, que puede evaluar minuciosamente antes de pasar a la siguiente fase del proyecto. Si está creando una nueva aplicación móvil para sus clientes, por ejemplo, el primer paso podría ser construir un producto viable mínimo, que pueda probar antes de pasar al siguiente paso. Tomar medidas correctivas al principio del ciclo de vida del proyecto puede ayudarlo a mantenerse encaminado y evitar demoras imprevistas.

11. Automatiza el proceso

La automatización puede ayudarlo a eliminar tareas mundanas y concentrarse en los resultados del proyecto. Considere las reglas if-this-then-that que ya existen en sus flujos de trabajo para automatizar sus operaciones de gestión de proyectos. Esto puede proporcionarle un punto de partida para automatizar la mayoría de los procesos del proyecto, ayudándole a ahorrar tiempo y dinero para la organización.

12. Evalúa tu proyecto

Si bien alcanzar el hito significativo final del proyecto es un gran paso, es crucial considerarlo detenidamente antes de cerrarlo. Cada proyecto es una experiencia de aprendizaje que vale la pena, por lo que evalúas tan pronto como lo completas. Los gerentes de proyecto pueden realizar un seguimiento tanto de los logros como de los contratiempos. Esto puede mejorar las posibilidades de éxito de futuros proyectos e impulsar una cultura de mejora continua.

13. Familiarízate con las técnicas de gestión de proyectos

Las metodologías esenciales de la gestión de proyectos pueden ser beneficiosas para los directores de proyectos y los miembros del equipo. Las herramientas, las estrategias, los procesos y las mejores prácticas que conducen de manera eficiente a alguien a través de un conjunto de funciones conforman los enfoques de gestión de proyectos. Estos enfoques se pueden aplicar a prácticamente todos los proyectos en cualquier negocio. Aprender sobre algunos de los enfoques de gestión de proyectos más comunes, como scrum, puede ayudarlo a determinar cuál es el adecuado para usted.

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