12 Beneficios de Hacer Grabaciones de Reuniones en el Trabajo

Por el equipo editorial de Indeed

11 de marzo de 2022

Muchos profesionales dedican gran parte de su tiempo a diversas reuniones y presentaciones. Tener una grabación de cada reunión puede ayudar a recordar y hacer referencia a ideas, objetivos y procedimientos exactos. Explorar la importancia y las razones para llevar un registro de las reuniones en el lugar de trabajo puede ayudarlo a decidir si esta práctica puede mejorar su flujo de trabajo. En este artículo, brindamos una explicación de las grabaciones de reuniones y enumeramos 12 formas en que una organización puede beneficiarse de mantener grabaciones de reuniones.

¿Qué son las grabaciones de reuniones?

Una grabación de reunión es una documentación de audio, video o escrita de una reunión de trabajo. La grabación crea una fuente que contiene el contenido y la presentación exactos de la información y almacena el contenido para uso y referencia futuros. Mantener un registro de las reuniones le permite hacer referencia y distribuir una descripción textual de la reunión para crear una comprensión coherente de la información proporcionada. Puede grabar reuniones y presentaciones virtuales y en persona para crear y almacenar recursos de la empresa y garantizar la distribución precisa de las pautas e ideas de la empresa.

12 beneficios de grabar reuniones

Mantener un registro de las reuniones de la empresa puede mejorar la eficiencia y la coherencia en el lugar de trabajo al proporcionar recursos adicionales y accesibilidad a la información para los empleados. Grabar reuniones puede beneficiarlo cuando está trabajando en:

1. Elaboración de materiales de formación

Las presentaciones y reuniones informativas sobre las expectativas, los procedimientos y la estructura de una organización pueden proporcionar recursos de capacitación útiles durante el proceso de incorporación y capacitación. La organización puede distribuir estas grabaciones a los nuevos empleados para ahorrar tiempo y reducir la repetición durante el período de capacitación. Proporcionar a todos los alumnos el mismo registro de información también aumenta la coherencia y la precisión del proceso de formación.

2. Compartir presentaciones después de una reunión

Tomar una grabación de video o audio de una presentación crea un archivo que puede compartir y distribuir con los empleados y otros departamentos después de la reunión. El video permite a las personas consultar la información original para encontrar respuestas, datos e ideas que se aplican a su función. Proporcionar a todos acceso a la presentación reduce la ocurrencia de información errónea o detalles olvidados y elimina la necesidad de repetición.

3. Crear una colección de recursos

Grabar y crear archivos para cada reunión que ocurre en la organización puede ayudarlo a crear una biblioteca de recursos. Esto permite la organización, recuperación y referencia de toda la información en un solo sistema. Mantener una colección de recursos aumenta la accesibilidad, la comparación y el seguimiento de las operaciones y proyectos de una empresa a lo largo del tiempo.

4. Mantener la transparencia

La grabación de sus reuniones aumenta la transparencia de los procedimientos y recursos de la organización. La distribución de registros palabra por palabra de información e ideas crea un mayor acceso y comprensión de la información entre departamentos, clientes y personal. La creación de una cultura de transparencia aumenta la confianza y las relaciones en toda la organización y reduce los errores de comunicación o la información conflictiva.

5. Reducir la confusión

Proporcionar y hacer referencia a una grabación de una reunión puede ayudar a eliminar la confusión y la falta de comunicación entre los compañeros de trabajo. Cuando surgen preguntas o discrepancias, los empleados pueden hacer referencia a la información exacta proporcionada en la reunión original a través de la grabación. Esto elimina la necesidad de repetición y aclaraciones adicionales de la información anterior.

6. Analizar la efectividad de la reunión

Grabar y ver una reunión o presentación que usted o su equipo hayan realizado puede ayudarlo a evaluar la eficacia y el desarrollo general de la reunión. Puede volver a ver la grabación para identificar áreas de mejora en su presentación, como su tono, velocidad, gestos y participación. El uso de grabaciones para analizar y corregir sus habilidades de presentación puede ayudar a aumentar la eficiencia y la eficacia de las reuniones y el tiempo de una organización.

7. Informar a los empleados que no pudieron asistir

Factores como los errores de programación y el tiempo libre pueden afectar la capacidad de algunos empleados para asistir a una reunión. Ofrecer una grabación de la reunión proporciona una manera eficiente de compartir la información y las ideas presentadas con aquellos que no pudieron asistir. Tener una grabación reduce el tiempo y los recursos que se gastan para que todos los empleados estén actualizados sobre la reunión y la información, y garantiza que todos tengan los mismos materiales, independientemente de su capacidad para asistir a la reunión.

8. Recordar detalles

Las reuniones y presentaciones a menudo incluyen grandes cantidades de información y detalles. Las reuniones grabadas brindan la posibilidad de consultar detalles y procedimientos específicos. Esto reduce la cantidad de repeticiones y preguntas sobre la información que se presentó y comunicó en la reunión.

9. Aumentar el compromiso y el enfoque

Notificar a los empleados y miembros del equipo que la reunión se está grabando puede aumentar su compromiso y capacidad para permanecer en el tema. La grabación durante la reunión ayuda a garantizar que los temas y las contribuciones sigan siendo relevantes y profesionales. Reducir las discusiones adicionales e irrelevantes puede mejorar la eficiencia general de la reunión y el lugar de trabajo.

10. Establecimiento de plazos

Las reuniones de proyectos a menudo incluyen información sobre el cronograma, los plazos y el progreso de un proyecto. Tener un registro exacto de las fechas acordadas permite a los empleados y gerentes referirse a las pautas que establecen. Esto también hace que todos sean responsables de cumplir con sus responsabilidades establecidas y entregar su trabajo de acuerdo con el cronograma establecido.

11. Resolución de reclamaciones y disputas

Tener un registro exacto de una reunión garantiza que los gerentes y empleados puedan manejar reclamos y disputas sobre conducta, expectativas o regulaciones. Todas las personas pueden consultar el contenido original de la reunión para encontrar información precisa. Las grabaciones pueden proteger a una organización de afirmaciones falsas y desinformación al proporcionar pruebas tangibles de acciones y regulaciones.

12. Colaboración con clientes externos

Cuando trabaje con clientes externos, puede proporcionarles grabaciones que contengan actualizaciones y resultados de sus proyectos. El envío de grabaciones de una reunión a clientes externos puede brindarles una comprensión de las operaciones, proyecciones y cronogramas del rol de la organización en sus proyectos. Ofrecer registros de las reuniones también crea una sensación de confianza y transparencia entre los equipos y clientes internos y externos.

Tenga en cuenta que ninguna de las empresas mencionadas en este artículo está afiliada a Indeed.

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.