10 preguntas para los gerentes de proyectos sobre las lecciones aprendidas

Por el equipo editorial de Indeed

22 de junio de 2021

Durante un proyecto, a menudo hay cosas que van bien y cosas que podrían mejorar. Al aprender cuáles son, los gerentes de proyecto pueden tomar mejores decisiones para que proyectos futuros produzcan mejores resultados. Una forma en que los gerentes de proyecto obtienen información útil para proyectos futuros es a través de preguntas sobre lecciones aprendidas. En este artículo, discutimos qué significan las lecciones aprendidas y le brindamos 10 preguntas que puede usar en su análisis de lecciones aprendidas.

¿Qué son las lecciones aprendidas?

Las lecciones aprendidas son el conocimiento que obtienes después de completar un proyecto. Contiene resultados tanto positivos como negativos que ocurrieron durante un proyecto. Los gerentes de proyecto generalmente realizan análisis de lecciones aprendidas al estudiar los resultados del proyecto y entrevistar a los miembros del equipo involucrados para obtener sus puntos de vista.

¿Por qué es importante reflexionar sobre las lecciones aprendidas?

Los gerentes de proyecto reflexionan sobre las lecciones aprendidas para mejorar proyectos futuros. El objetivo es repetir las cosas que salieron bien y cambiar cualquier cosa que necesite mejorar. Al analizar un proyecto reciente y hablar con los miembros de su equipo, los gerentes de proyecto pueden obtener información importante que luego pueden usar para hacer ajustes positivos en proyectos similares en el futuro.

Preguntas sobre lecciones aprendidas

Algunos ejemplos de preguntas de lecciones aprendidas que puede usar para obtener información de sus empleados después de un proyecto incluyen:

¿Crees que logramos los objetivos del proyecto?

Esta pregunta refleja el resultado total del proyecto. Puede proporcionar un punto de partida para una mayor discusión al hablar más sobre si logró los objetivos deseados establecidos antes de comenzar el proyecto. Luego puede usar preguntas adicionales para hablar sobre las metas que logró y las que no pudo completar. Como el propósito de las preguntas de lecciones aprendidas es descubrir más sobre los éxitos y errores de un proyecto, es útil comenzar con una pregunta básica sobre lo que logró.

¿Sientes que este proyecto tenía metas razonables?

Evaluar las metas del proyecto puede ayudarlo a establecer metas futuras. Por ejemplo, si su equipo informa que el objetivo era demasiado alto, podría adaptar los planes para proporcionar más recursos o un cronograma más largo en el futuro. Sin embargo, si el equipo informa que podría cumplir fácilmente los objetivos, entonces puede crear objetivos más ambiciosos en el futuro. Hable con el equipo sobre los objetivos que estableció, el cronograma proporcionado y si sintieron que estaban trabajando para lograr algo razonable.

¿Qué podríamos haber hecho mejor con este proyecto?

Para aprender lecciones de sus proyectos completados, es importante analizar qué puede mejorar. Pregúntele a su equipo cómo podría haber funcionado mejor el proyecto. Por ejemplo, tal vez sientan que la comunicación podría haber sido mejor o que el proyecto necesitaba más recursos. Si escucha respuestas similares de varios miembros del equipo, es probable que esto sea algo en lo que deba pensar para proyectos futuros.

¿Qué hicimos bien para que este proyecto fuera un éxito?

Las preguntas sobre las lecciones aprendidas también pueden ayudarlo a descubrir lo que ya está haciendo bien. Descubrir qué salió bien durante un proyecto puede ayudar a garantizar que su equipo incluya esos procesos o factores en proyectos futuros. Si algo contribuyó significativamente al éxito de un proyecto, puede ser importante repetirlo en el futuro.

Por ejemplo, si el equipo se reunió semanalmente para analizar las actualizaciones del proyecto y sienten que esto les ayudó a mantenerse al día y completar el proyecto a tiempo, esto es algo que se debe considerar para los próximos proyectos.

¿Qué problemas encontraste durante este proyecto?

Si surgieron problemas durante un proyecto, es importante averiguar cuáles fueron. Hable con sus empleados sobre cualquier problema que experimentaron junto con sus causas. Por ejemplo, un problema puede haber surgido debido a un error o porque el cliente no pudo comunicar algo. Luego podría implementar capacitación adicional o mejorar la comunicación con el cliente en el futuro. Es importante conocer no solo los grandes problemas, sino también los pequeños que pueden haber pasado desapercibidos.

¿Tenía todos los recursos necesarios para hacer su mejor trabajo?

El objetivo de esta pregunta es saber si hay más que podrías darle a tu equipo para obtener mejores resultados. Esto incluye cosas como información, dinero o personal. Por ejemplo, los miembros de un equipo de marketing pueden decir que podrían haber producido mejores materiales de marketing si hubieran realizado más estudios de mercado sobre su audiencia. Los miembros del equipo a menudo brindan mejores resultados cuando tienen todo lo que necesitan y esta pregunta puede ayudarlo a descubrir cuáles son esas cosas para asignaciones futuras.

¿Cómo podríamos simplificar o automatizar las cosas en el futuro?

Simplificar o automatizar los procesos puede ayudar a que las cosas sean más rápidas y eficientes. Preguntar a su equipo si tienen alguna sugerencia sobre cómo automatizar algunas tareas que normalmente necesitan hacer manualmente puede revelar formas de hacer las cosas más rápido. Esto puede permitir que su equipo emplee su tiempo de manera más eficiente o que usted reduzca el tiempo necesario para el proyecto. También puede preguntarle a su equipo qué tareas les gustaría haber automatizado y luego realizar una investigación para ver si existe una solución.

¿Hubo habilidades que sintió que necesitaba pero que no tenía?

Mejorar las habilidades de su equipo puede ayudarlos a producir mejores resultados. Al brindar capacitación en habilidades, puede lograr que los miembros de su equipo adquieran las habilidades que necesitan para hacer su mejor trabajo. Puede saber qué habilidades necesitan aprender haciendo esta pregunta después de un proyecto. Por ejemplo, un líder de equipo puede desear tener mejores habilidades de gestión de proyectos para poder organizar mejor los proyectos.

¿Qué sugerencias tienes para futuros proyectos?

Esta es una buena pregunta general para saber cómo su equipo siente que otros pueden desempeñarse bien en este tipo de proyecto. Pueden aconsejar sobre lo que funcionó bien o las cosas que desearían haber hecho mejor. Puede usar este consejo no solo para mejorar proyectos futuros; pero también. para dar este consejo a los futuros miembros del proyecto.

Por ejemplo, si un miembro del equipo sugiere una comunicación más frecuente, puede proporcionar a los equipos futuros un software de comunicación que facilite la conversación. Luego puede decirles a los futuros equipos que recomienda que se comuniquen con más frecuencia para obtener mejores resultados.

¿Qué aprendiste específicamente durante este proyecto?

Pregunte a cada miembro del equipo qué aprendieron específicamente durante el proyecto. Pueden proporcionarle información sobre su negocio o producto que desconocía. Además, puede aprender qué tipos de habilidades pueden haber adquirido los miembros de su equipo. Este conocimiento puede ayudar cuando llega el momento de asignar miembros del equipo a proyectos futuros.

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